Question:
Comment gérer un collègue à l'aide de Microsoft Teams de manière incorrecte
John Smith
2020-03-13 12:57:49 UTC
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Je travaille dans une petite entreprise (10 à 15 employés). Il y a environ un an et demi, nous avons embauché des employés qui travaillent à distance et, à ce titre, nous avons commencé à utiliser Microsoft Teams.

En interne, nous sommes deux équipes, qui collaborent toutes deux avec plusieurs partenaires externes, sous-traitants et clients . Nous avons également plusieurs projets en cours. En tant que telle, la structure de notre équipe reflète cela avec différents canaux et discussions. Cependant, étant une petite entreprise, nous portons de nombreux chapeaux et avons accès à plusieurs chats / canaux.

L'un des membres de mon équipe est un gentleman et, malheureusement, lorsque nous avons commencé à utiliser Teams, nous étions sous la pompe et personne n'a eu le temps de lui apprendre à l'utiliser.

En raison de son manque de connaissances, il a développé cette habitude où il ouvre Teams et commence simplement à taper le chat / canal qu'il a vu en dernier. Puisque nous portons beaucoup de chapeaux, les gens se sont livrés à cela en répondant. Cependant, j'ai trouvé cela quelque peu frustrant pour un certain nombre de raisons;

  • Il publie des informations non pertinentes pour ce chat / canal
  • Les informations sont fragmentées à plusieurs endroits
  • Ses questions et demandes passent inaperçues et le travail ne se fait pas
  • Parce que les choses passent inaperçues, il les évoque le lendemain dans nos stand-ups quotidiens, les obligeant à faire des heures supplémentaires (parfois en une heure)
  • Il interrompt les conversations / fils existants avec des questions sans rapport avec cette conversation (à plus d'une occasion, j'ai eu des problèmes non résolus parce qu'il a détourné le fil)
  • Informations spécifiques à notre équipe est montré à l'autre équipe et aux personnes externes (ce qui, dans certains cas, a suscité une réponse confuse car ils pensent que cela leur est adressé)
  • Il publie des conversations personnelles, des griefs, des plaintes, etc. sur les canaux / chats qui sont diffusées à l'ensemble de l'organisation
  • Nos charges de travail augmentent et nous comptons de plus en plus e sur les informations stockées dans Teams
  • Je suis la personne qui est assise à côté de lui, donc je suis celle qui doit constamment l'aider à trouver des choses parce qu'il a fait un gâchis. Je suis également la personne à qui il se plaint de la terrible gravité de Teams ou de personnes qui l'ignorent
  • Ma charge de travail augmente et je manque de temps et de patience pour être son support technique / personne à qui me plaindre

Je me rends compte que c'est parce qu'il n'a pas été correctement formé. Je reconnais aussi que j'en fais peut-être beaucoup plus que mes autres collègues (ils commencent cependant à montrer des signes de frustration). Dans le passé, j'ai fait des suggestions pour essayer d'aider, mais elles n'ont pas fonctionné.

Ma question est donc la suivante: comment aborder cette situation de manière raisonnable et sensible? Je ne veux pas être impoli ou condescendant, et je ne veux pas non plus apparaître comme pleurnichant ou tendu. Mais cela devient un problème qui, selon moi, doit être résolu.

Les commentaires ne sont pas destinés à une discussion approfondie;cette conversation a été [déplacée vers le chat] (https://chat.stackexchange.com/rooms/105580/discussion-on-question-by-jbf-how-to-handle-a-co-worker-using-microsoft-teams-in).
Quatre réponses:
#1
+34
Steve
2020-03-13 17:59:35 UTC
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Vous avez implémenté une nouvelle application inconnue dans l'équipe sans aucune formation. Pour aggraver les choses, vous avez renforcé son comportement / étiquette d'équipe inappropriée en répondant réellement aux questions qui sont publiées dans le groupe.

Bien que le concept de canaux et de groupes puisse être une seconde nature pour vous, ce n'est évidemment pas le cas pour votre collègue.

Peut-être qu'une réponse simple au message indiquant qu'il appartient au groupe X et lui demandant de le re-poster est dans l'ordre. Similaire à la façon dont SE traite les questions postées sur le mauvais forum.

+1.Et, refusez de répondre aux questions qui sont dans le mauvais canal - sinon, la paresse est renforcée.
C'est une excellente réponse.Sur mon lieu de travail, j'ai remarqué que différentes équipes utilisent des outils comme Teams et Trello très différemment.Si vous souhaitez appliquer un certain style d'utilisation, indiquez-le clairement de manière directe mais conviviale.
#2
+15
Mukyuu
2020-03-13 13:11:10 UTC
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Demandez à votre responsable si vous pouvez lui faire un guide simple pour savoir quelle chaîne demander quoi etc.

Et demandez à votre responsable de lui rappeler gentiment si votre suggestion / rappel est ignoré par lui.

D'accord, il semble que cela ne prenne qu'une heure ou deux pour lui donner la bonne introduction / formation devrait, espérons-le, résoudre ce problème.
#3
+5
Fildor
2020-03-13 13:42:14 UTC
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D'après mon expérience, vos suggestions ne fonctionneront jamais. S'il est "ce genre de" senior que je pense, il ne prendra pas "ce jeune vert" trop au sérieux.

Alors, que faire? La formation et «l'envie d'appliquer cette formation» doivent venir d'en haut.

On dirait que vous êtes dans une sorte d'environnement SCRUM ou du moins agile. Donc, pour parler en termes de mêlée, qui devraient également avoir leurs homologues dans d'autres processus: c'est le devoir de votre scrum master. Je lui parlerais ou même déposerais une "suggestion générale" pour répéter une formation sur l'utilisation des équipes. Tout le monde saura qui est visé, mais vous ne pouvez évidemment pas le désigner. Ce serait également contre-productif.

Maintenant, vous écrivez, vos quotidiens ont dépassé leur boîte horaire de plus d'une heure à plusieurs reprises? C'est aussi une négligence majeure de la part de votre Scrum Master. IL devrait abandonner tout ce qui se passe hors piste et prendre rendez-vous pour résoudre le problème.

Donc, peut-être que votre scrum-master a également besoin d'un peu de formation sur son rôle.

Bien que vous deviez être sensible à cette question, je ne pense pas qu'il s'agisse en aucune façon de harcèlement. Vous avez un obstacle. S'il utilisait l'outil comme prévu, vous (l'équipe) pourriez être plus productif. Il faut donc que l’obstacle disparaisse. Nous ne voulons pas qu'il ait des ennuis ou qu'il soit renvoyé, il a donc besoin d'une formation. Ce n'est pas votre travail , cependant. Et il a besoin de quelqu'un pour lui donner des «incitations» pour appliquer ladite formation. - Pas votre travail non plus.

Si vous n'avez rien de tel qu'un scrum master, la prochaine personne dans ma tête serait votre manager.

Mais : Ne vous «plaignez» pas à lui. Suggérer une amélioration . Ne parlez même pas de Monsieur SeniorDev. Dites-lui simplement ce qui se passe qui nuit à la productivité. Des messages ont été manqués. Des informations ont été divulguées à de mauvaises personnes. Les informations sont difficiles ou pas du tout à trouver. Améliorons cela en ayant un peu de "Refresher" sur Teams. Ne serait-ce pas sympa? A partir de là: c'est le manager, laissez-le gérer.

Si cela ne fonctionne pas, vous devrez endurer une certaine agacement, oui. Mais vous pouvez également accélérer l'escalade. Mais gardez à l'esprit: "Le problème est-il vraiment lié à la gêne?" Selon le pays, il sera là pour peut-être 4-5 ans de plus? Peut-être pouvez-vous améliorer son comportement de 33%, rediriger ses questions de «soutien» de 33% et aspirer 33%?

#4
  0
Erik Erskine
2020-03-15 03:40:25 UTC
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Il est assez courant pour les équipes de commencer à utiliser une sorte d'outil de manière ad hoc et d'apprendre à l'utiliser au fur et à mesure. Au fil du temps, ils découvrent la meilleure façon de l'utiliser pour leurs besoins. Vous l'utilisez depuis 18 mois, il y a donc probablement plus de points positifs que de négatifs.

Vous avez déjà identifié des points valables et avez des idées. Votre prochaine étape consisterait à soulever ce problème avec les personnes appropriées et à obtenir leur soutien pour une voie positive à suivre.

Vous devez convaincre votre direction, surtout si vous avez déjà essayé et échoué. Ignorez les choses qui vous ennuient et mettez en évidence certaines choses qui présentent un risque pour l'entreprise, par exemple:

  • les messages se perdent et par conséquent le travail ne se fait pas
  • les informations destinées à être privées sont vues en dehors de l'entreprise

Incluez quelques exemples de pratiques qui aboutissent à ce qui précède et comment les éviter. Choisissez des choses bénignes et évitez d'exposer les individus autant que vous le pouvez (mieux vaut toujours utiliser vos propres actions comme exemples). Vous aurez les débuts d'un guide «comment utiliser Teams».

Surtout, ne le personnalisez pas . Évitez les déclarations comme "il a fait ceci / cela". Bon nombre des pratiques actuelles ont été acceptées en ne les abordant pas à l'époque, ce dont vous avez tous une certaine culpabilité commune. Vous voulez aider votre équipe, pas vous plaindre des gens.

Parce que les choses passent inaperçues, il en parle le lendemain dans nos stand-ups quotidiens, les obligeant à faire des heures supplémentaires (parfois par un heure)

Cela semble être un problème distinct à aborder avec celui qui facilite les stand-ups.



Ce Q&R a été automatiquement traduit de la langue anglaise.Le contenu original est disponible sur stackexchange, que nous remercions pour la licence cc by-sa 4.0 sous laquelle il est distribué.
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