C'est généralement aussi simple que de prendre un rendez-vous. Cela peut sembler formel, mais il est beaucoup plus facile pour lui de limiter les distractions lorsqu'il peut planifier à l'avance pour vous. Notre équipe a une réunion de 15 minutes tous les matins, et mon responsable planifie des rendez-vous individuels avec tout le monde toutes les deux semaines. Entre ces deux, nous couvrons 99% de nos besoins en communication.

1. Essayez de maintenir une réunion régulière fixe plutôt qu'un ordre du jour. Par exemple. nous faisons une revue de projet hebdomadaire ou une réunion de statut bihebdomadaire ou quelque chose du genre. Et continuez à lui rappeler. cela fonctionne mieux que des réunions spécifiques à l'ordre du jour car cela donne le rythme et il garde probablement à l'esprit que je dois consacrer du temps.

2. Utilisez le calendrier autant que possible. Donc, même s'il n'honore pas la réunion en fait, à mesure que le nombre de réunions perdues augmente, vous obtiendrez une certaine attention.

3. Tenez-le au courant - de tous les événements, conséquences. Beaucoup de gens (surtout les plus occupés) se concentrent uniquement pour assister à la priorité absolue. Ainsi, lorsque vous continuez à envoyer un message, ils répondront automatiquement lorsqu'ils le trouveront suffisamment important. N'attendez pas la réunion pour discuter pour envoyer un message important.

4. Attrapez-le pendant quelques minutes dans les couloirs. Parfois, les laisser avec un petit ordre du jour (puzzle dans leur esprit) suffit à les activer plutôt qu'une réunion élaborée. Ce que vous devriez espérer, c'est porter son attention sur la question clé en laissant autant de détails. Ne vous battez pas pour avoir plus de temps.

5. Pourquoi avez-vous besoin de lui? Si vous avez besoin d'une prise de décision, vous devez lui présenter le contexte avec la date limite. Mais si vous avez besoin de son temps pour apprendre de nouvelles choses ou comprendre certains processus ou systèmes, trouvez d'autres sources d'informations. Parfois, les patrons n'ont pas vraiment le temps de coacher tout le monde.

6. Dernier mais le plus important. Continuez tout seul! Ne vous inquiétez pas trop pour obtenir un rendez-vous. Beaucoup de membres de mon équipe ressentent ce que vous avez dit - je ne leur laisse pas le temps. Parfois, je n'ai pas à le faire. Je sais que les choses sont en contrôle, je sais que les gens font assez bien leur travail et je n'ai pas besoin d'intervenir à moins que quelque chose ne se brise; mais ils se sentent juste déçus de ne pas trouver mon temps; ils auraient plutôt dû se sentir heureux d'être responsabilisés. [Jugez-le avant d'utiliser cette astuce.]

La gestion du patron est une compétence professionnelle importante. La nécessité de communiquer un élément particulier lors d'une réunion en face à face peut se diviser en trois catégories générales:

• Informations urgentes qu'il doit connaître dès que possible
• Choses qui doivent être résolus aujourd'hui
• Les choses qui peuvent attendre un bon moment

Chacun de ces problèmes doit être traité légèrement différemment.

S'il peut attendre qu'il ait du temps libre, envoyez-lui simplement une demande de rendez-vous en utilisant le premier moment libre disponible que vous voyez dans son calendrier. Assurez-vous de spécifier le sujet. S'il y a des informations qu'il a besoin de voir en préparation de la réunion, joignez-les à la demande de réunion ou envoyez-les par e-mail avec les pièces jointes ou les liens vers où les informations peuvent être trouvées.

Les choses qui doivent être résolues aujourd'hui nécessitent une approche plus audacieuse. Tout d'abord, sachez comment votre patron aime communiquer. Lorsqu'il est en réunion ou en appel, lit-il ses courriels ou utilise-t-il la messagerie instantanée? Si c'est le cas, envoyez-lui une brève note décrivant la situation et pourquoi elle doit être discutée aujourd'hui et demandez-lui de prendre le temps de vous presser. Les mots magiques à utiliser sont: "Si cela ne se résout pas aujourd'hui, nous ne pourrons peut-être pas être en mesure de respecter la date limite. " N'utilisez cependant ces mots que s'ils sont vrais. Personne n'écoute le garçon qui criait au loup.

S'il ne vérifie pas ses e-mails ou sa messagerie instantanée pendant une réunion, vous devrez peut-être faire preuve d'un peu plus de créativité pour savoir quand la réunion se terminera et être commodément à proximité de la salle de conférence lorsqu'elle le fera. vous pouvez lui demander quand il peut vous donner le temps dont vous avez besoin. Assurez-vous de lui indiquer le temps dont vous avez besoin pour votre demande. Si je n'ai besoin que de cinq minutes ou moins, mon patron se rendra souvent à la prochaine réunion un peu tard.

Enfin, il y a des problèmes véritablement urgents. Celles-ci ne concernent généralement que des problèmes concernant des éléments déjà en production ou des clients contrariés. Je me fais une règle de ne jamais laisser mon patron se laisser surprendre par des problèmes urgents dont il entend parler de la part de quelqu'un de plus haut dans l'organisation que lui. Donc, s'il est au téléphone, frappez à sa porte quand même et entrez et dites: «Je suis désolé de vous déranger, mais tel ou tel est arrivé». Parfois, j'écris ces mots pour que l'appel ne soit pas interrompu s'il est sur haut-parleur. Je ne sais pas souvent sur quoi porte son appel ou à quel point il est urgent, alors je le laisse déterminer si l'appel ou mon problème est plus critique. Normalement, mon patron dira à l'appel que quelque chose s'est passé et qu'il doit gérer la réunion plus tard ou il me dit quelque chose comme: "Cet appel sera fait dans cinq minutes, je viendrai te chercher quand je suis parti. " Dans le second cas, je pars jusqu'à ce qu'il puisse me revenir.

Même chose s'il est en réunion. Je vais frapper à la porte, l'ouvrir légèrement et dire, je dois parler à _ . Habituellement, le directeur vient alors à la porte et je lui dis le problème et l'urgence et il décide de quitter la réunion ou non. La clé pour cela n'est pas de perturber la réunion à moins que le problème ne soit véritablement urgent. La salle des serveurs est en feu, c'est urgent. Vous devez partir maintenant car votre conjoint est décédé est urgent. Le PDG voudra vous expliquer pourquoi le client XYZ est bouleversé dès que vous êtes libre est généralement urgent. J'ai besoin d'une décision sur XYZ qui n'est pas due à la production pendant trois semaines n'est pas.

Si vous avez du mal à vous connecter avec votre patron, il est possible que vous et lui ayez des idées différentes sur l'urgence des questions dont vous souhaitez discuter avec lui. Peut-être avez-vous besoin d'une réunion pour discuter de la manière dont il préférerait être contacté et des problèmes qu'il jugerait suffisamment urgents pour l'interrompre.

Invitez votre responsable à déjeuner ou à prendre un café , c'est-à-dire votre friandise. Considérez:

• Il y a de fortes chances qu'ils acceptent - même s'il n'y a vraiment rien de tel qu'un déjeuner gratuit.

• Vous ' J'aurai du temps en face pour discuter de ce qui vous préoccupe ... mais ne vous en faites pas uniquement pour le travail.

• Votre responsable peut vous rendre la pareille et inviter vous à déjeuner une autre fois.

Pensez à "vendre" à votre responsable une idée de 1: 1 standard .

Soyez prêt à ce que cela puisse être une vente difficile - cette pratique n'est pas (encore) largement répandue adopté et vous aurez probablement besoin d'une référence faisant autorité pour l'amorcer. Pour une telle référence, considérez un excellent article The Update, The Vent, and The Disaster:

... Je ne suggère pas que chaque 1: 1 est une affaire tortueuse pour découvrir des catastrophes émergentes profondément cachées, mais vous voulez créer un lieu hebdomadaire où l'insatisfaction pourrait apparaître tranquillement. Un 1: 1 est votre chance d'effectuer un entretien préventif hebdomadaire tout en comprenant la santé de votre équipe.

... Le son qui entoure un régime réussi de 1: 1 est le silence. Toute l'écoute, le questionnement et la discussion qui se produisent au cours d'un 1: 1 est un entretien préventif de gestion. Vous verrez quand l'intérêt pour un projet commence à décliner et agir avant qu'il ne devienne une insatisfaction au travail. Vous entendrez parler de tension entre deux employés et animerez une discussion avant qu'elle ne devienne un match hurlant lors d'une réunion. Votre récompense pour une culture des 1: 1 sains est un manque flagrant de drame.

Un point très fort de l'article ci-dessus est qu'il est autonome , en ce sens qu'en plus d'expliquer les avantages, il fournit également un ensemble de recommandations pratiques permettant essentiellement de commencer à pratiquer des 1: 1 réguliers sans creuser dans d'autres sources (bien que la recherche d'informations supplémentaires ne fasse pas de mal, vous savez).

^{Gardez à l'esprit qu'un changement comme celui-ci pourrait être "trop ​​fondamental" pour l'aborder en une seule étape - du moins cela me paraissait lorsque je l'ai essayé pour la première fois - vraiment comme si le monde tournait uʍop ǝpısdn . Envisagez une introduction progressive, comme par exemple un essai pendant 2-3 mois, impliquant une partie des membres de l'équipe (2-3) pour commencer - juste pour avoir une idée de comment cela fonctionne pour vous et pour vous ajuster détails de votre environnement.}

Le dernier mais non le moindre, ne vous attendez pas à ce que les réunions soient forcément agréables pour vous. Pour moi du moins, ce n'était pas le cas - je ressentais un léger inconfort, que les réunions aient eu lieu avec un directeur sympathique ou hostile. Je suppose que cela a quelque chose à voir avec ma préférence pour communiquer avec un ordinateur plutôt qu'avec des êtres humains. Ce qui m'a aidé à gérer l'inconfort, c'est d'avoir une vue d'ensemble pour ainsi dire - j'ai senti que les réunions inconfortables étaient plus que suffisamment récompensées par une plus grande tranquillité d'esprit que j'avais «en échange» pour le reste de la semaine.