N'ayez pas honte quand vous ne pouvez pas répondre aux questions. Personne ne sait tout, c'est bien d'admettre ce que vous ne savez pas.

Cela dit, il existe un certain nombre de stratégies que vous pouvez suivre pour rendre les sessions Q&A plus efficaces.

• Comprendre la situation dans son ensemble : si vous faites une présentation sur FooWidget, il est certainement très important de bien connaître FooWidget, mais il est également important de comprendre la situation dans son ensemble. Cela vous aidera à anticiper les questions et à vous y préparer. Par exemple:

  1. Où se situe FooWidget dans le système global?
  2. Quelles alternatives existent sur le marché pour FooWidget?
  3. Qui sont les utilisateurs cibles de FooWidget (ou du système qui intègre FooWidget)?
  4. Quelle est l'histoire de FooWidget? Y avait-il des versions précédentes? Quelles étaient les limites de ces versions qui ont conduit à la version actuelle?
  5. Quel est l'avenir de FooWidget?

• Comprendre votre audience : les gens posent généralement des questions à un "qu'est-ce que cela signifie pour moi / mon équipe?" la perspective. Vous pourriez faire une présentation expliquant les caractéristiques techniques de FooWidget, mais un responsable marketing serait intéressé de connaître les arguments de vente, et non l'algorithme de tri utilisé. Connaître votre public à l'avance permet également d'anticiper le type de questions qu'il est le plus susceptible de poser.

• Faites des essais à sec : vous pouvez faire un essai présentation avec vos pairs et / ou votre patron, avant de faire la grande présentation aux cadres. La session Q&A à la fin pourrait vous donner la certitude que vous avez couvert la plupart des bases ou vous montrer les domaines que vous devez étudier davantage.

  Vous devez décider si une présentation a besoin d'un essai et les participants doivent être invités au cas par cas, en fonction de l'importance de la présentation. Faire des essais à sec pour chaque présentation fait non seulement perdre du temps à tout le monde pour peu de gain, mais en fait également une corvée qui en réduit la valeur.

• N'assumez pas le fardeau seul : si vous ne connaissez pas la réponse à une question, vous pouvez changer le format de la question en discussion. Ceci est généralement utile si les membres de votre équipe sont présents. Par conséquent, plutôt que de dire "Je ne sais pas", vous pourriez dire: "Quelqu'un souhaite-t-il partager des idées sur cette question?"

  Lors d'une réunion d'affaires typique, il est assez rare que personne dans le public n'a aucune idée d'une question. Cependant, les gens ne s'expriment pas toujours de peur que le présentateur ne se sente «saboté». En ouvrant le forum, vous signalez que vous êtes d'accord pour que quelqu'un d'autre prenne le contrôle, bien que temporairement.

• Prenez note des questions difficiles et faites un suivi rapide : Lorsque vous rencontrez une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre tout de suite, notez-la avec le nom du demandeur (et ses coordonnées) et assurez-lui que vous lui reviendrez avec la réponse. Alors fais-le. Rapidement.

  Dire quelque chose comme ça devrait suffire: ¹

  "C'est une bonne question. J'ai bien peur de ne pas avoir assez d'informations pour y répondre Je vais l'examiner après cette présentation, et je vous recontacterai dans quelques jours. "

  Je préfère attendre les informations correctes, plutôt que d'être induit en erreur par certains arrangés à la hâte mauvaise information.

donne juste assez de BS pour que je ne paraisse pas si incompétent.

Ne faites pas cela. Le "juste assez de BS" que vous donnez pourrait induire quelqu'un en erreur et lui causer un préjudice potentiel. Votre fausse peur de paraître incompétent n'a que peu d'importance dans une vue d'ensemble.

¹ Cela va sans dire, mais pour être complet, je dois mentionner que vous ne devriez pas répéter les mêmes lignes pour plusieurs questions difficiles dans la même session. Pour la deuxième question et les suivantes, "Je vais également en prendre note" devrait suffire.

Je n'ai pas déterminé si vous auriez dû connaître les réponses aux questions, mais vos tentatives pour répondre avec apparemment peu de connaissances ne vous ont pas du tout aidé.

  Cela fonctionnera-t-il avec actif / actif? -Je ne sais pas.  

C'est bien. Peut-être ajouter un "Avec qui dois-je vérifier cela?"

  Quel est l'impact sur le projet EAE? -Je ne sais pas ce que c'est.  

Encore une fois, très bien, mais créez une action de suivi.

  Quelle technique de chiffrement est utilisée? -Je ne sais pas.  

Comme ci-dessus, très bien mais en savoir plus

  Comment cela sera-t-il évolutif avec l'infrastructure QA? -Oui, ça le sera. Comment? -Je ne sais pas.  

C'est là que vous vous êtes attiré des ennuis. Savez-vous si cela sera évolutif avec l'infrastructure QA? Avez-vous vérifié si votre solution s'y adapterait?

Dire "Oui, il fait quelque chose", puis ne pas pouvoir le sauvegarder est une mauvaise nouvelle. Cela signifie que, en tant que participant, je ne croirai probablement rien de ce que vous avez dit. Et je vais probablement en parler aux autres aussi.

Dans l'ensemble, il semble que vous n'ayez pas tout à fait défini la portée de la présentation correctement dans votre introduction. Vous devez définir plus précisément ce que vous couvrez. Comme ça (un exemple de base)

Aujourd'hui, je couvre la Solution X. Je vais parler de ses fonctionnalités, de ses progrès actuels et de la façon dont nous prévoyons de l'intégrer à Y. J'ai travaille actuellement avec l'intervenant A sur cette solution. S'il y a d'autres domaines d'activité qui doivent être informés à ce sujet, veuillez transmettre le diaporama après la présentation.

Vous pouvez indiquer avec qui vous avez travaillé très tôt. Il semble que vous ayez été un peu pris en embuscade avec des trucs qui sont peut-être "au-dessus de votre salaire" sur le projet. Si un chef de projet / chef d'équipe aurait dû être en liaison avec d'autres secteurs d'activité, indiquez que vous êtes en train de le développer, etc., et que les questions concernant les autres parties prenantes sont à quelqu'un d'autre.

Au-delà de la préparation encore plus difficile, comment dois-je répondre aux questions que je ne comprends pas (ou que je n'ai aucune idée de la réponse)?

Je réponds toujours avec quelques variantes de "Excellente question. Je ne suis pas sûr, mais je vais faire une recherche un peu et je vous répondrai."

Ensuite, je fais la recherche et j'obtiens une réponse rapidement.

Mais honnêtement, dans votre cas, la façon dont vous avez répondu n'aurait probablement pas d'importance. Si on vous posait 20 questions et que vous n'aviez pas de réponse réelle pour aucune d'entre elles, vous n'étiez pas suffisamment préparé. Peut-être vous êtes-vous précipité pour passer à la phase de présentation. Ou peut-être n'avez-vous pas prévisualisé votre présentation à quiconque pourrait vous faire part de vos commentaires sur les questions qui pourraient survenir.

Une bonne leçon pour la prochaine fois.

(Et honnêtement, toutes ces questions n'étaient pas difficiles , n'est-ce pas?)

Si vous ne le savez pas, reconnaissez-le et demandez-leur s'ils veulent que vous le recherchiez.

Déterminez si ces questions sont dans le cadre de votre travail et / ou du projet. Encore une fois, vous indiquez que vous ne le savez pas, mais que vous pouvez trouver la personne qui le sait.

Certaines questions peuvent nécessiter une question complémentaire. Si quelqu'un est censé approuver la conception, s'agit-il d'une procédure d'exploitation standard? Peut-être que ça devrait l'être? Où ce genre de choses est-il documenté?

Méfiez-vous de la politique Ce qui peut se passer ici est un moyen d'embarrasser quelqu'un d'autre comme votre patron. Ça arrive beaucoup. Faites de votre mieux et revenez avec votre patron pour voir comment il veut gérer cela. J'ai eu des patrons qui voulaient venir à ma défense dans ces situations. D'autres peuvent vouloir l'ignorer ou s'en occuper eux-mêmes. Je vous suggère de suivre leurs conseils.

Une chose que j'ajouterais aux autres réponses ici est que vous en savez plus que vous ne le pensez, mais parce que vous êtes sous pression, il est difficile de s'en souvenir.

Quand quelqu'un vous pose une question, arrêtez. Respirez. Si vous avez du mal à laisser la pièce se taire pendant un moment pendant que vous réfléchissez, prenez un verre d'eau pour vous forcer à faire une pause avant de laisser échapper que vous ne savez pas. Pensez à la raison pour laquelle ils posent la question. Si vous ne comprenez pas le problème, demandez-leur de vous expliquer.

Par exemple: "Cela fonctionnera-t-il avec actif / actif?" pourrait vous amener à répondre par "Êtes-vous préoccupé par la reprise après sinistre ou par son interface avec nos autres services? " Parfois, vous ne pouvez pas répondre à la question parce que la personne qui vous a posé la question ne vous a pas donné suffisamment de contexte et pas parce que vous ne connaissez pas les informations recherchées.

Parfois, les gens posent des questions vraiment spécifiques alors qu'ils veulent en fait savoir quelque chose de plus général. Par exemple, "Chris K. a-t-il approuvé cette conception?" pourrait signifier Avez-vous parlé avec d'autres experts, ou s'agit-il d'un spectacle solo? pour que vous puissiez répondre en parlant sur le processus de conception et rassurez-les sur le fait qu'il a été bien vérifié même si vous n'êtes pas sûr que Chris ait donné son approbation explicite.

Et comme d'autres l'ont déjà mentionné, si vous ne le savez vraiment pas, admettez-le simplement et promettez de faire un suivi. J'aime ajouter un peu de remplissage là-dedans et une manière spécifique que j'ai l'intention de suivre pour que ce ne soit pas un simple «je ne sais pas». Par exemple, "Je ne sais pas par-dessus ma tête, mais je vais obtenir avec M. et voir si nous pouvons vous obtenir ces détails."

Au-delà de la préparation encore plus difficile ...

Oui, vous devez préparer plus dur la prochaine fois.

Comment dois-je répondre aux questions que je ne comprends pas (ou que je n'ai aucune idée de la réponse)? Je ne veux pas complètement BS mon chemin à travers les réunions, mais donner juste assez de BS pour ne pas sembler si incompétent.

Lors d'une présentation de travail, il est important de projeter la confiance, vous sera pénalisé pour les mensonges et les mauvaises réponses.

Conclusion - Quand quelqu'un vous pose une question à laquelle vous ne pouvez pas répondre:

1. Pour le moment, assurez-vous que vous comprenez la question.
   1. Si nécessaire, posez des questions de clarification.
2. Écrivez la question sur un bloc-notes.
   1. Cela démontrera que vous prenez la question très au sérieux.
3. Admettez que vous ne pouvez pas répondre à cette question pour le moment , mais que vous allez trouvez une réponse rapidement.
   1. Envoyez plus tard un récapitulatif de la réunion avec des réponses aux questions en suspens.