Alors, j'aimerais savoir ce que les gens ici pensent et quel est le meilleur moyen pour moi de sortir cette personne de cette habitude?

Si cette personne relève de vous , alors je suppose que vous avez des réunions individuelles régulières.

Lors de votre prochaine réunion, vous devez dire que ce comportement est inacceptable et que son attention est requise lors des prochaines réunions.

Vous pouvez indiquer ce que cela vous fait ressentir et comment cela affecte négativement les réunions.

N'acceptez pas l'excuse "Je faisais plusieurs tâches" si vous ne voulez pas qu'elle le fasse donc. Bien qu'il existe de nombreux articles et rapports démystifiant le mythe du multitâche (google "mythe du multitâche" pour les trouver), ce n'est pas vraiment le problème ici. La manière dont vous voulez que vos subordonnés directs se comportent est le seul problème à résoudre.

Chaque entreprise et chaque service a sa propre culture et ses propres attentes. Si vous dirigez ce groupe, vous décidez de la manière dont vous devez assister aux réunions impliquant votre équipe.

Il y a environ 20 ans, un de mes directeurs a eu une conversation avec moi. Quand j'allais à des réunions, j'avais souvent la tête baissée à griffonner tout le temps - c'est BIEN avant les iPad ou même les téléphones intelligents. Ce n'était pas parce que je n'y prêtais pas attention ou même "complètement là". C'est comme ça que je suis: constamment en mouvement.

Finalement, mon patron en avait assez de plusieurs personnes se plaignant et il m'a fait asseoir pour une conférence . Il a dit:

Je sais sans aucun doute que vous participez à ces réunions. Les questions que vous posez sont toujours pertinentes et éliminent généralement beaucoup de déchets. Je vous ai vu assis en train de griffonner pendant 45 minutes, l'air complètement ennuyé, mais je sais que vous preniez tout cela parce que les conceptions de vos projets répondent systématiquement à toutes les exigences énoncées ainsi qu'à d'autres qu'elles n'ont pas évoquées.

n'est pas le problème. Le problème est que certaines personnes ne comprennent pas et cela leur donne l'impression de ne pas avoir été entendues. Ils pensent que vous préférez être ailleurs que là-bas. J'ai besoin que vous fassiez un effort conscient pour apparaître comme si vous étiez engagé à 100%. Si vous pouvez faire cela, je sais que vous irez loin; si vous ne pouvez pas bien, je ne pourrai plus vous mettre devant nos clients.

À l'époque, je n'avais aucune idée de la façon dont les gens me voyaient. Franchement, je m'en fichais car je pensais que tout ce qui importait était ce que je produisais - évidemment j'étais beaucoup plus jeune à l'époque. Cependant, mon responsable m'a montré que la perception était aussi importante, sinon plus, que la réalité et que mon travail, à l'époque, en dépendait.

Maintenant, je ne le fais généralement pas. t doodle plus. Eh bien, à moins que j'essaie délibérément de serrer quelqu'un.

Pour arriver à votre situation spécifique d'un employé essayant d'accomplir plusieurs actes en même temps, vous devez lui faire savoir qu'il échoue au jeu de la perception. Être en réunion signifie qu'ils ont toute votre attention. Si cette personne ne peut pas donner ça, alors elle ne devrait pas être présente.

De plus, vous devez lui faire savoir qu'elle échoue de la manière la plus publique possible et qu'il s'agit d'un CLM. D'autres comprendront qu'ils doivent attendre son aide pendant qu'elle participe à la réunion. Non seulement ils comprendront, mais ils approuveront tranquillement car ils croiront qu'ils peuvent attirer toute son attention sur leur problème le moment venu. Il s'agit d'un problème de relations publiques personnel et elle doit le posséder.

C'est une chose difficile à faire poliment. Cela vaut cependant la peine d'être fait. Si votre entreprise n'interdit pas systématiquement tous les travaux parallèles dans les réunions, vous ne pouvez probablement pas interdire le travail parallèle dans vos réunions. Cependant, vous pouvez le minimiser en:

• rendant vos réunions convaincantes, intéressantes et utiles pour tous ceux qui y participent. Sidework dit "J'ai mieux à faire que ça." Le pire est cette réunion où rien n'est prêt donc 10 personnes regardent 3 personnes terminer ce qui aurait dû être fait avant le début de la réunion. Que pouvez-vous faire pour vous débarrasser des longues périodes d'ennui?
• faire la distinction entre le travail parallèle qui équivaut à quitter la réunion et le travail parallèle qui pourrait distraire les autres. Si vous êtes d'accord pour que le rapport quitte et que vous prévoyez d'envoyer un e-mail et de dire "ok, les 3 personnes ont terminé la feuille de calcul, revenez à la réunion maintenant", alors vous devriez être d'accord avec le rapport en travaillant tranquillement sur une autre tâche et en désactivant la partie ennuyeuse de la réunion
• a une tolérance zéro pour les travaux parallèles perturbateurs tels que les discussions bruyantes, ou pour ne pas écouter quand quelque chose était pertinent. Vous pouvez même commettre le léger péché de critiquer en public si vous avez besoin de dire "X, pouvez-vous le garder ou l'emmener dans la salle s'il vous plaît?" ou "eh bien X, c'est ce que Y explique depuis 5 minutes. Il s'avère que nous venons d'avoir la partie de la réunion pour laquelle vous deviez être ici. Y, pouvez-vous répéter cela maintenant que X écoute?"

Entre réduire l'envie de travailler en parallèle en organisant une réunion que X veut participer et en giflant le poignet lorsque le travail en parallèle affecte la réunion, vous devriez pouvoir le réduire à un petit montant de remplissage de temps sans conséquence. X peut même être légèrement plus productif si vous acceptez que d'autres travaux se déroulent pendant les parties moins convaincantes de la réunion. Et vous aurez une chose de moins à discuter.

Cela vous laissera avec la partie "grossière" du comportement. Votre description du fait d'entrer dans la réunion avec une conversation en cours, et de la maintenir, ou d'entrer et de commencer immédiatement un travail parallèle, est un peu irrespectueuse envers l'organisateur de la réunion. Pour ce comportement particulier, j'aurais une conversation privée et je dirais: "Beaucoup de gens trouvent impoli de ne pas accorder toute votre attention à l'organisateur pendant les premières minutes. Je comprends que vous voudrez peut-être travailler tranquillement sur d'autres choses pendant certaines parties de la réunion sont moins pertinents pour vous, mais par politesse, veuillez ne rien faire d'autre pendant les 5 ou 10 premières minutes pendant que nous établissons le but et l'ordre du jour de la réunion. Cela fera une grande différence dans les sentiments de la d'autres personnes à la réunion. " Il s'agit d'une direction claire avec une explication claire et elle ne s'applique qu'aux premières minutes de la réunion.

Même si c'est génial qu'elle veuille être productive, mais ce n'est pas acceptable de le faire aux dépens des autres lors de la réunion. L'objectif est que tout le monde en profite.

Je ne pense pas que l'e-mail soit aussi efficace. Vous auriez dû la confronter en personne si vous vous sentez aussi fort à ce sujet. Il peut être difficile pour les gens de comprendre votre pleine intention d'une demande. Parfois, le courrier électronique apparaît comme brutal et impersonnel, mais dans ce cas, il peut être considéré comme un problème. Il est facile de donner une réponse rapide avec des excuses.

La prochaine fois, cela se produit. Je vous suggère de demander une réunion individuelle juste après la prochaine réunion. Si le problème est résolu, vous devriez la remercier en personne. Il est important de garder les apparences. En fait, elle accomplit peut-être beaucoup de choses, mais l'impression des autres au bureau peut ne pas être d'accord.

Prenant pour argent comptant votre affirmation selon laquelle la participation et la présence de cet employé sont requises pour chaque sujet discuté à la réunion, j'aurais peu à ajouter aux autres réponses. Cependant, il y a quelques considérations du point de vue de l'employé:

1. Sa présence n'est peut-être pas aussi nécessaire que vous le pensez, et elle le sait. Je n'ai aucun moyen de savoir si c'est le cas. Cependant, elle peut ne pas se sentir à l'aise de vous dire que sa présence à la réunion n'est pas bénéfique pour votre organisation.
2. Sa présence et sa participation sont vraiment requises au moins une partie du temps. Cependant, elle peut avoir l'impression qu'elle a du mal à respecter les délais ou à s'éloigner d'autres parties de son travail pour la réunion. Si tel est le cas, il peut être utile de travailler avec avec elle pour déterminer quel est le barrage routier.
3. S'il est possible qu'elle ait besoin d'être présente pour les questions, elle pourrait être moins dérangeante en assistant à la réunion à distance, même si elle est réellement au bureau. Nous faisons cela tout le temps au bureau de mon client actuel: par exemple, les développeurs de logiciels travaillant sur l'un des grands projets commerciaux font partie de la réunion hebdomadaire de statut du projet, mais ils restent généralement dans leurs cubes (ou à distance, si nécessaire) avec le casque allumé, à l'écoute des questions auxquelles répondre. De cette façon, le travail de développement ne perturbe pas la réunion.

Bien qu’il soit possible qu’aucun de ces éléments ne s’applique, il peut être utile de se demander si l’employée pense que oui et de remédier à son idée fausse cette perspective.

Au lieu de débattre pour savoir s'il s'agit ou non d'une mauvaise étiquette de réunion, je voudrais d'abord savoir si son comportement dérange les autres participants, perturbe / ralentit la réunion de quelque manière que ce soit ou cause un problème concret notable. Si c'est le cas, vous pouvez lui revenir en disant qu'elle perd le temps des autres et / ou causer des problèmes et lui demander poliment mais fermement de changer. Sinon, vous devriez simplement accepter son comportement. Les réunions concernent la résolution de problèmes et la prise de décisions, pas l’étiquette.

Il est également possible qu’elle soit issue d’une culture différente de la vôtre, où son comportement est tout à fait normal et accepté, alors que dans votre culture n'est peut être pas. Là encore, à moins qu'il y ait un préjudice notable, vous devriez essayer d'accepter que les gens et les cultures sont différents.

Mise à jour

Pour clarifier et réfléchir aux commentaires: mon point est que le PO exprime ci-dessus est essentiellement son opinion personnelle (être agacé par le comportement de l'autre personne). Il a certainement le droit d'être ennuyé, ainsi que de demander à l'autre personne de changer son comportement pour éviter cela. Cependant, l'objectif doit d'abord être clair. Il y a une différence entre

• "Quand tu fais X, ça me fait sentir Y et je n'aime pas ça" et
• "Quand tu fais X, ça casse notre accord de travail et perturbe les performances de l'équipe ".

J'ai également réalisé une préoccupation plus profonde: le OP demande comment traiter un symptôme (le rapport ne se comporte pas réunions), alors que il vaudrait la peine d’explorer la ou les causes profondes . Il peut y avoir de nombreuses raisons à son comportement, y compris

1. (comme je l'ai noté ci-dessus), elle peut être d'une culture / génération différente et n'est pas consciente des normes locales non écrites
2. elle peut avoir une pression sur elle pour terminer les tâches dès que possible
3. elle peut avoir l'impression que la réunion est improductive et perd son temps
4. elle est peut-être la seule experte dans son domaine, et elle est constamment en demande

Plusieurs de ces problèmes ont tendance à poser des problèmes à toute l'équipe ou à l'entreprise à long terme s'ils ne sont pas identifiés et résolus à temps. Et chacun d'entre eux peut nécessiter des actions différentes:

1. il vous suffit de l'éduquer
2. cela ressemble à un problème de gestion de projet, vous devez donc analyser pourquoi elle est sous pression y a-t-il un moyen de mieux planifier les tâches pour uniformiser sa charge de travail, ou de la libérer pour la durée des réunions importantes
3. cela peut signifier que la réunion est mal organisée, il y a trop de personnes invitées, la discussion ne se concentre pas sur l'ordre du jour et / ou un participant a «détourné» la réunion, parlant sans fin et ne permettant pas à d'autres de participer - donc l'organisateur / facilitateur de la réunion devra peut-être devenir plus actif
4. ceci est un risque à long terme pour l'ensemble de l'entreprise, qui devrait être atténué en aidant par exemple jumelage sur des tâches

C'est pourquoi je suggère de ne pas agir sur des sentiments personnels mais de parler d'abord aux autres (ainsi qu'à elle).