Question:
L'entreprise n'a pas répondu à l'e-mail de facturation
RominaV
2016-04-08 19:29:20 UTC
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Je travaille en freelance depuis près de 2 mois, à plein temps, pour la même entreprise. Aucune expérience préalable en freelance. Conformément au contrat, ils disposent de 30 à 45 jours pour déposer l'argent sur mon compte.

J'ai envoyé un e-mail avec la facture, il y a 3 semaines. Je n'ai pas reçu de réponse. Je trouve cela extrêmement peu professionnel et je ne veux vraiment plus travailler avec une entreprise qui, ayant son propre service de paiement, ne répond pas à quelque chose comme «reçu». De plus, je ne parle pas d'une petite entreprise.

J'ai prévu d'écrire un e-mail dans 3 jours (lundi) indiquant que, à moins que je reçoive une réponse, je ne travaillerai pas plus de cette semaine .

Ma question est:

  • Comment ces situations sont-elles gérées? Serait-il préférable d'attendre le dernier jour de paiement indiqué dans le contrat, puis d'engager des poursuites judiciaires?
  • Comment puis-je écrire cet e-mail, compte tenu de cela, si je reçois une réponse dans la semaine prochaine , Je souhaite continuer à travailler pour l'entreprise?
  • Si je suis payé et que je continue avec l'entreprise, mais que cela se reproduit, comment pourrais-je gérer cela?

Plus de détails:

Je ne me plains pas de ne pas être payé. Je trouve que ne pas donner de réponse à une facture le courrier est plutôt peu professionnel. En plus de mon inconfort, ils s'étaient déjà comportés de manière non professionnelle, ne me disant pas comment / quand faire les étapes précédentes (envoi et confirmation des heures que j'ai faites); et comment / quand envoyer la facture; pour tout ce qui concerne les heures / paiement, j'ai toujours dû leur envoyer des e-mails insistant / demandant de savoir comment le processus fonctionne.Aussi considérez que s'ils ne répondent pas à la facture, je ne sais jamais s'ils pourraient avoir un problème avec la banque / facture détails à la dernière minute, violant ainsi le contrat (s'ils m'ont informé par exemple, le 44e jour).

Aussi:

  • pour ce qu'on m'a dit, le client est vraiment content de mon travail
  • J'en ai parlé à la personne en charge du projet, qui aurait envoyé un message à la personne en charge du paiement, mais je n'en sais rien d'autre.
  • Je dois évidemment facturer le travail que j'ai effectué ces dernières semaines, la semaine prochaine (pour un total de 4 semaines).

Suivi:

Ce comportement a été le même pendant les 4 mois de travail avec eux; J'envoie les factures, l'équipe comptable ne répond pas à cela ou aux 2 autres courriels demandant une réponse; 3 semaines passent, je le dis à mon contact dans l'entreprise, et au bout de 10 jours je reçois le paiement.Il s'agit donc bien d'une entreprise avec un sérieux problème de paiement et ayant une communication respectueuse avec ses sous-traitants.

Merci à tous pour votre contribution.

Ils ont 45 jours pour déposer l'argent sur votre compte. Jusqu'à présent, vous ne leur avez fourni que 21 jours. Je ... ne vois pas pourquoi vous êtes préoccupé à ce stade. Je ne vois pas pourquoi vous envisagez de menacer de résilier le contrat, alors qu'aucune violation substantielle ne s'est produite. Pourriez-vous élaborer? Peut-être que je ne comprends pas.
@ChrisInEdmonton Je voulais être bref, j'ai ajouté plus de détails. Merci pour votre temps.
Lorsque vous recevez votre facture de téléphone portable, appelez-vous l'entreprise et faites-lui savoir que vous l'avez reçue ou payez-vous simplement à l'échéance? Pourquoi devraient-ils traiter votre facture différemment?
De plus, si vous travaillez en freelance, nous avons maintenant un site [Freelancing.SE] (http://freelancing.stackexchange.com) disponible en version bêta publique.
@CanadianLuke C'est génial !!
Il est très courant que les entreprises ne répondent pas aux e-mails de facturation. C'est rarement une indication qu'ils ne vous paieront pas.
Je ne sais pas dans quel secteur vous êtes, mais 45 jours, c'est une IMHO très longue. J'ai constaté que des dates d'échéance plus courtes entraînent des paiements plus rapides ... nous exigeons actuellement un paiement dans les 15 jours.
@LindseyD Je suis un programmeur logiciel. Et oui, cela semble vraiment être trop, mais comme je l'ai dit, je travaille pour la première fois en freelance, donc j'apprends toujours les contrats et tout.
Vous êtes en fait celui qui agit moins que "professionnel" en vous renseignant avant que votre date "tardive" ne soit passée pour la facture. Vous donne l'air un peu trop impatient et impatient. Personne n'accuse réception d'une facture ... ils envoient simplement un chèque ou quoi que ce soit quelque temps après l'avoir reçu. Et, de nombreuses entreprises enverront en fait le paiement après votre "date d'échéance" ... c'est juste comment les entreprises fonctionnent et ce n'est pas vraiment "non professionnel", et vous devriez vous y habituer si vous comptez faire cela pour vos revenus .
Pour une entreprise, le plan d'action le plus avantageux financièrement lors du traitement des paiements des fournisseurs est de le payer vers la fin de la date d'échéance. L'argent qui se trouve sur le compte bancaire de l'entreprise rapporte un faible montant d'intérêts. L'argent payé à un fournisseur ne rapporte aucun intérêt. Même en tenant compte de l'inflation et du faible taux d'intérêt, une entreprise aura presque toujours un gain financier plus important en retardant le paiement des fournisseurs jusqu'à la fin de la période légalement autorisée.
vous vous demandez toujours pourquoi vous avez opté pour un contrat qui signifie que vous devez attendre plus d'un mois pour votre argent. Plus ils peuvent retarder votre paiement, mieux c'est pour eux. Je refuse simplement ce genre de calendrier de paiement et je dicte le mien, qui est généralement un paiement immédiat.
@Kilisi, comme je l'ai déjà dit, c'est ma première expérience en freelance. Je ne sais pas quel serait un calendrier de paiement normal, ni comment dois-je négocier. Et (encore) je ne me plaignais pas de ne pas être payé.
Il n'y a pas de «normal», c'est avantageux pour eux de vous payer le plus tard possible, c'est avantageux pour vous d'être payé le plus tôt possible. La négociation dépend de cela, si vous êtes dans une position forte, vous réduisez le temps, s'ils sont dans une position plus forte, ils durent le plus longtemps possible.
Il n'est pas non plus professionnel pour eux de ne pas accuser réception de la facture. C'est parfaitement normal. Si vous voulez vérifier qu'ils l'ont bien reçu, c'est bien, mais ne soyez pas conflictuel à ce sujet. Demandez-leur simplement s'ils l'ont reçu. (Idéalement, cela aurait été quelques jours après l'envoi, si vous vous attendiez à une réponse.)
De plus, si "Conformément au contrat, ils ont 30 à 45 jours pour déposer l'argent sur mon compte." est exact, c'est un contrat étrange. Le libellé normal ne spécifierait qu'une limite supérieure (et plus de 30 jours est atypique). Par exemple, "le consultant émettra des factures en retard sur une durée nette de 30 jours, et la société devra payer lesdites factures dans les 30 jours suivant la date de la facture."
Un autre point intéressant est que vous avez dit: «Je ne parle pas non plus d'une petite entreprise». Compte tenu de ce fait, j'aurais encore ** moins ** d'espoir d'une notification d'accusé de réception. La plus petite entreprise sera celle qui se souciera des détails personnels, pas une plus grande.
La chose fondamentale qui me manque est: qu'est-ce qui déclenche l'horloge? 45 jours à partir de quand? Bien sûr, vous pouvez mettre une date sur la facture, mais pour que ce contrat ait un sens, vous avez besoin d'une confirmation que l'horloge a démarré. Je ne trouve pas cela déraisonnable. Mais vous devez être très clair que c'est ce que vous voulez.
@CandiedOrange 45 jours après réception de la facture. C'est pourquoi j'ai supposé qu'il y aurait une confirmation «reçue».
C'est vrai, et sans cela, le délai indiqué dans votre contrat n'a aucun sens. Vous pouvez envoyer des lettres par la poste qui nécessitent une signature à la réception. S'ils continuent à traîner les pieds, vous devrez peut-être sauter pour cela.
Votre prochain contrat doit contenir une clause "factures à payer dans les xxx jours; réception de la facture à accuser de réception dans les 7 jours", si vous voulez éviter une situation où après 45 jours la réclamation ils n'ont pas reçu votre facture.
Sept réponses:
ChrisInEdmonton
2016-04-08 19:49:36 UTC
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Selon les termes de votre contrat, l'entreprise dispose de 45 jours pour répondre à votre e-mail, en réglant votre facture. Jusqu'à présent, vous ne leur avez fourni que 21 jours. Il n'est pas très professionnel de votre part de les imposer à une norme différente de celle spécifiée dans le contrat.

Oui, ils pourraient ne pas vous payer dans les 45 jours. Ils pourraient annoncer que le jour 44, ou ils pourraient ne pas l'annoncer du tout, simplement ne pas vous payer. J'espère que cela ne se produira pas, mais c'est pourquoi vous avez un contrat.

Si vous vouliez des conditions différentes (par exemple, l'entreprise doit accuser réception de la facture), vous auriez dû mettre cela dans le contrat. Ce serait une clause incroyablement étrange à inclure, mais vous pouvez plus ou moins mettre tout ce que vous voulez dans un contrat, à condition que l'autre partie soit d'accord.

En dehors de cela, vous pourriez, à l'avenir, essayez de lire les accusés de réception ou essayez d'envoyer la facture avec une phrase telle que «Veuillez accuser réception de cette facture» dans le corps de l'e-mail. Mais l'entreprise peut choisir d'ignorer votre demande et il serait inapproprié pour vous de l'exiger, en supposant que cela ne figure pas dans votre contrat.

Il est courant pour les entreprises de payer lorsqu'une facture est due pas avant. Le PO considère cela comme une date de paiement alors qu'il la considère comme une date de paiement sans paiement. Si vous souhaitez être payé plus rapidement, réduisez le délai à 30 jours ou même marquez comme «maintenant dû», mais maintenez-le aux 45 jours que vous avez convenus. Il ne devrait certainement pas se relever après seulement 21 jours.
@JamesRyan lol "uppity". Comme je l'ai dit, je ne me plains pas de ne pas être payé.
@user2819864 comme d'autres personnes l'ont déclaré, vous ne devriez pas vous attendre à ce qu'ils accusent réception d'une facture sauf en la payant dans ou après le délai indiqué, sauf si vous leur avez expressément demandé, ce moment n'est même pas proche et vous parlez de violations de contrat. et ultimatums de refus de travailler. Si vous envoyez des e-mails comme celui-ci en un clin d'œil au lieu d'avoir une conversation informelle raisonnable avec la personne concernée, les entreprises ne vous embaucheront tout simplement plus. Vous les qualifiez de non professionnels lorsque la situation est née de votre inexpérience et de votre réaction instinctive. Détendez-vous et parlez plus.
Si vous utilisez MS Outlook, vous pouvez toujours cocher les cases Demander un accusé de réception et Demander un accusé de lecture. L'utilisateur a la possibilité de ne pas les accepter, mais il suffit généralement de cliquer sur OK.
@MichaelJ. Ce n'est a) pas unique aux logiciels Microsoft, et b) complètement peu fiable (techniquement). Il y a de bonnes chances que la demande ne parvienne pas du tout au destinataire.
Je suis d'accord avec la plupart de cette réponse, mais j'ajouterais un autre point. Parfois, il est acceptable de renégocier un contrat. Bien entendu, le client peut toujours dire «non» à une renégociation. Mais si votre flux de trésorerie est tel que vous ne pouvez pas attendre 30 à 45 jours pour être payé, cela peut valoir la peine de ravaler votre fierté et de demander une révision de vos conditions avant de vous lancer sur la prochaine série de livrables.
enderland
2016-04-08 19:38:06 UTC
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Vous avez donc envoyé un seul e-mail il y a trois semaines et vous allez maintenant radier l'entreprise?

Les gens sont occupés. Les choses glissent. Ce que vous auriez dû faire si vous étiez particulièrement concerné:

  1. Envoyer un e-mail
  2. Suivi dans quelques jours par un coup de téléphone pour confirmer
  3. Obtenez une date ferme à laquelle l'entreprise traitera le paiement avant le
    • Si cela ne se produit pas pour une raison quelconque, parlez-en à votre contact professionnel et posez-lui des questions
  4. Refaites le suivi si cela ne se produit pas

Vous ne devriez jamais envoyer d'e-mails lorsque vous désirez une réponse dans un certain délai. Surtout si vous prévoyez d'arrêter si vous ne le faites pas!

Si vous devez documenter quelque chose, envoyez votre premier e-mail, puis faites un suivi par un appel téléphonique (surtout si vous ne recevez pas de confirmation par voie électronique). Gardez à l'esprit que ne pas recevoir de réponses de confirmation des factures est assez standard.

Je pense que même les étapes 2 et 3 sont un peu exagérées. Au cours de toutes mes années passées à diriger une entreprise - à la fois pour l'envoi et la réception de factures, il est extrêmement rare de suivre une facture par un appel téléphonique et d'exiger une date de paiement ferme, lorsque les conditions de paiement sont déjà spécifiées sur la facture / le contrat. La procédure normale est - (1) soumettre la facture, (2) courir après le dépassement de la date limite. Ce n'est pas seulement une question de convention - c'est un gaspillage d'argent injustifié pour les entreprises de passer du temps à confirmer / chasser / être poursuivi sur des factures qui ne sont pas encore dues.
@JonBentley Je suis d'accord, mais l'OP est apparemment _très_ intéressé à confirmer / etc. Dans un sens général, ce que vous dites est vrai, mais compte tenu de leur intérêt à confirmer et à s'assurer qu'ils sont payés, 2/3 semblent raisonnables. Je vais modifier pour clarifier ce que vous dites.
C'est pourquoi la facturation est stressante pour les novices. Vous ne savez pas si un e-mail est arrivé et a été traité. Donc, confirmez-le, ou acceptez que si quelque chose ne va pas, vous ne serez certainement pas payé à temps, et généralement un mois de retard s'ils ne voient jamais la facture jusqu'à ce que vous la poursuiviez. Un pigiste avec un seul client actuel a plus d'intérêt à ce qu'une facture particulière (son seul revenu) soit payée à temps, qu'une entreprise plus grande avec de nombreuses factures en vol, dont la plupart seront payées.
@SteveJessop, exactement ma position. Merci de votre compréhension.
@JonBentley vous dites que s'ils manquent un délai de paiement, je devrais simplement les «chasser»? Ne devrais-je pas appeler immédiatement un avocat et arrêter de travailler? Question honnête, pas de sarcasme.
@user2819864: Vous n'avez * pas * à suivre une seule stratégie. Le but est d'être payé. J'ai eu des factures payées en retard et c'était uniquement parce que le comptable n'avait pas agi ensemble. Ce n'est pas acceptable, mais si votre contact professionnel apprécie le travail que vous faites, alors lorsque vous lui dites que vous n'avez pas été payé, il s'en prendra à ce comptable avec à peu près autant d'impact que votre avocat. Le seul avantage pour vous en arrêtant de travailler est si (a) cela concentrera leur esprit sur vous payer dès que possible ou (b) ils ne paieront jamais et vous réduisez vos pertes. Ce n'est pas forcément votre premier pas et c'est risqué.
@user2819864 Au Royaume-Uni, d'où je viens, mettre fin à votre relation commerciale et engager un avocat le premier jour où un paiement est en retard serait considéré comme très étrange et agressif. En fait, les juges dans les tribunaux ici vont fortement désapprouver les poursuites judiciaires qui sont engagées sans effort pour les résoudre au préalable. La voie normale serait de le poursuivre poliment, d'envoyer un rappel poli, d'envoyer un dernier rappel avec une menace de poursuites judiciaires, puis de poursuivre les recours juridiques. Habituellement, vous attendez au moins 30 jours avant de le faire, 14 jours étant le minimum recommandé.
mikeazo
2016-04-08 19:37:35 UTC
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"Comment puis-je rédiger cet e-mail". N'envoyez pas de courriel! Appelez votre contact là-bas. Dites-leur que vous enverrez une autre facture la semaine prochaine et que vous voulez vous assurer qu'il n'y a pas eu de problème avec la première facture que vous avez envoyée. Soyez poli, ils n'ont rien fait de mal. Ils sont toujours dans leur fenêtre de paiement, etc.

Il semble que vous vouliez vraiment simplement confirmer qu'ils ont reçu la facture et sont en train de la traiter. À l'avenir, lorsque vous enverrez une facture, appelez simplement plus tard dans la journée ou le lendemain pour vous assurer qu'ils l'ont reçue. Si vous avez de la chance, ils comprendront et commenceront à envoyer une réponse par e-mail immédiate aux futures factures en disant qu'ils l'ont reçue.

J'aime le plus cette réponse, car elle répond à la préoccupation directe: qu'ils aient effectivement reçu la facture. Puisqu'il est très possible qu'il ait été pris dans un filtre anti-spam, c'est une préoccupation raisonnable pour les premières factures envoyées par courrier électronique. Mieux vaut utiliser un coup de fil rapide pour confirmer la réception, puis pour eux de ne pas payer à temps car ils n'ont jamais vu la facture ...
morsor
2016-04-08 19:37:18 UTC
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EDIT: Il semble que vous n'ayez attendu que 21 jours sur 30 à 45. Il n'y a donc pas de paiement impayé. Tous les clients ne reconnaissent pas avoir reçu une facture. Si vous avez besoin d'un tel accusé de réception, vous devez le demander explicitement.

Votre gestion de la situation est fondamentalement correcte.

Le fait que le service client apprécie votre travail devrait être utilisé / exploité davantage par vous.

Dites-leur que vous ne parvenez malheureusement pas au service des paiements, ce qui est dommage car vous aimez travailler pour eux, mais que vous devez évidemment être payé.

Il est toujours préférable que le client gère des problèmes internes à l'entreprise comme celui-ci; c'est beaucoup plus difficile d'être seul face à une entreprise opaque et silencieuse.

Lundi, je dirais au département pour lequel vous travaillez que vous avez besoin d'un paiement d'ici la fin de la semaine - ou vous ne vous présenterez pas la prochaine fois Lundi. N'oubliez pas d'ajouter que vous préféreriez de loin être payé et continuer à travailler - mais que vous devez tracer la ligne maintenant. N'importe qui raisonnable comprendrait - et s'il apprécie vraiment le travail, il combattra même votre bataille.

La facture n'est même pas encore due. Se retourner et dire "J'ai besoin que vous payiez cette facture ** tôt ** ou je ne travaille plus pour vous." n'est probablement pas un bon moyen de continuer à recevoir des affaires de cette entreprise. Je pense que personne raisonnable ne comprendra. S'ils étaient en retard, bien sûr, mais ce n'est pas le cas.
@AnthonyGrist Je ne voulais pas qu'ils paient plus tôt !!!! Veuillez relire la question. Je voulais juste savoir qu'ils avaient reçu la facture et qu'elle était correcte, et j'espère une date de paiement estimée.
@user2819864 Relisez cette réponse. Je faisais des commentaires là-dessus, pas sur votre question, et cela mentionne beaucoup d'être payé à la fin de la semaine (c'est-à-dire tôt).
Hilmar
2016-04-08 19:39:28 UTC
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Situation délicate: il pourrait y avoir plusieurs choses différentes en cours

  1. Problème administratif ou incompétence (très probable)
  2. Retard intentionnel (arrivé à un de mes amis, ils ont essentiellement dit "alors poursuivez-nous")
  3. Problèmes de budget ou de comptabilité (il n'y a pas de tranche pour vous payer)
  4. Quelque chose de plus néfaste (ils vous trompent intentionnellement)
  5. Toute combinaison de ce qui précède

Idéalement, vous gérez cela sans endommager la relation (du moins pas tout de suite). Votre meilleure chance est de travailler avec le responsable du recrutement jusqu'à la personne qui profite le plus de votre travail. Au départ, restez positif et constructif. Quelque chose comme

Salut, j'aime beaucoup travailler pour vous, mais je n'ai pas encore été payé depuis xxx semaines. Je suis sûr que ce n'est qu'un problème de paperasse, mais ce serait formidable si nous pouvions y remédier. Les enfants doivent manger et si je n'ai aucun paiement à la date AAA, je ne vois pas d'autre option que d'arrêter de travailler pour vous et de trouver une autre source de revenus. Je ne veux vraiment pas que cela se produise, donc j'apprécie toute aide que vous pouvez fournir

Cette approche a bien fonctionné pour moi dans le passé.

Ce type de courrier ne serait approprié qu'après 30 jours. Avant, ce ne sera absolument pas approprié.
DanK
2016-04-08 21:26:55 UTC
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ChrisInEdmonton a donné une réponse très appropriée en ce qui concerne le fait que l'entreprise se trouve dans les limites de votre contrat déclaré. Si les conditions initialement convenues ne correspondent pas à votre modèle commercial actuel, vous devez renégocier lorsque vous en avez l'occasion.

Cela dit, je voulais changer le point de vue de cette question qui, je pense, peut vous donner un aperçu de la perspective de l'autre entreprise. Je ne suis pas d'accord pour dire que l'entreprise avec laquelle vous faites affaire est irresponsable. Au contraire, je vois cela comme une bonne pratique commerciale d'attendre la dernière minute pour payer ce qui est dû.

Il existe un concept en finance appelé la valeur temporelle de l'argent qui stipule qu'il vaut mieux avoir de l'argent maintenant que plus tard, car l'argent détenu maintenant peut être investi pour un plus grand profit. Dans tout modèle d'entreprise de taille moyenne à grande, il est assez rare qu'une société laisse simplement son argent reposer sur un compte courant ne collectant aucun intérêt. Il existe généralement un département du Trésor dont le travail consiste (entre autres tâches) à réinvestir le capital dans des instruments financiers à court terme (mais sans risque) qui génèrent des intérêts en toute sécurité tant que ces sommes ne sont pas utilisées. Dans une société suffisamment grande avec les bons instruments, parfois ces «dollars inutilisés» peuvent en fait rapporter à l'entreprise des milliers de dollars en quelques jours seulement.

Bien que votre facture individuelle puisse être suffisamment petite pour que l'entreprise ne gagne pas à la loterie en retardant votre paiement de quelques semaines, il est important de noter qu'un service de facturation d'entreprise intelligent a probablement un système en place où ils attendent jusqu'à la dernière semaine de la date d'échéance d'une facture avant de se débarrasser de l'argent. Sur un pool de factures suffisamment grand, cela leur permettra d'économiser de l'argent réel sur une période donnée. À l'inverse, le service des comptes clients aura une motivation similaire pour être payé le plus rapidement possible (comme vous essayez de le faire).

C'est donc vraiment une bonne pratique commerciale universelle ... vous devriez toujours essayer de collecter vos paiements le plus rapidement possible tout en retardant vos factures le plus longtemps possible. À cette fin, ajouter des stipulations dans vos contrats qui soutiennent ces objectifs est un must absolu. J'ai vu une variété de "trucs" pour y parvenir, y compris des "carottes", comme offrir de petites remises sur une facture pour des articles payés dans les 15 premiers jours aux "bâtons", comme inclure des pénalités financières progressives pour les factures non payées après 45, 60 et 90 jours.

TDog
2016-04-09 21:26:47 UTC
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Il est très possible lorsque vous avez envoyé l'e-mail, en particulier si la ligne d'objet contenait «Facture» ou «Recevoir» et / ou si la facture était dans un type de document Microsoft Office plus ancien, qu'elle ait été rejetée comme contenant éventuellement un service de messagerie. Des formes très sérieuses de rançon sont envoyées dans des e-mails prétendant être des «factures» utilisant d'anciens types de documents Microsoft Office. De nombreux services de messagerie font des erreurs de manière prudente et bloquent presque tout ce qui correspond à la description, y compris les e-mails contenant des factures valides.



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