C'est une excellente question et je suis triste d'avoir manqué plus tôt. Je travaille également avec une équipe internationale qui est complètement supprimée.

En réalité, une grande partie de cela va revenir aux gens. On dirait que vous recherchez davantage une chose informelle, qui est «formalisée» de manière à ce que cela puisse se produire.

Premièrement, une considération importante est que la direction se rende compte que les employés se sentiront souvent que les moments "watercooler" font perdre du temps. Ceci est important parce que les gens ne se sentiront pas vraiment à l'aise en prenant par exemple 3 heures par semaine pour se consacrer à des activités de refroidisseur d'eau autrement. Lorsque vous êtes à distance, cela semble plus «réel» qu'une conversation spontanée avec un refroidisseur d'eau au bureau, car vous devez délibérément participer.

Il y a plusieurs façons d'aborder cela. Certains peuvent être «parrainés» par la direction et certains peuvent être de base par les employés.

Dirigée par l'employeur

L'équipe de direction / les chefs de projet peuvent encourager cela de nombreuses manières . Rien ici n'est une solution miracle - tout ce qui concerne les relations et les conversations informelles sera spécifique aux individus.

Étant donné que votre profil d'utilisateur suggère l'industrie du logiciel, certaines choses que j'ai vues réussir :

• Rétrospectives plus longues avec des ordres du jour plus souples . Les rétros peuvent se transformer en festins. Il s'avère que c'est en fait un moyen facile de créer une camaraderie. En fonction de la manière dont la rétroaction est exécutée, vous pouvez avoir une catégorie «plaintes non exploitables» ou «succès non exploitables» à discuter. Encouragez les gens à y mettre des choses comme la météo ou d'autres choses non professionnelles. Prenez l'initiative en tant qu'équipe de direction, que ce soit chef d'équipe, manager, scrummaster, peu importe.
  • Vous pouvez l'utiliser pour poser des questions de clarification sur la vie des gens (de manière non intrusive) si vous le souhaitez également.
• Introduisez la programmation en binôme ou d'autres choses plus collaboratives. Certaines personnes détestent la programmation en binôme. Certaines personnes l'adorent. Si les gens l'aiment, cela offre des opportunités d'avoir une conversation non professionnelle dans le cadre de celle-ci.
• Organisez des séances de partage de connaissances parrainées par l'employeur sur les passe-temps, les intérêts, etc. Une équipe précédente sur laquelle j'ai travaillé avait une présentation "10 minutes de gloire" qui pourrait porter sur ... n'importe quoi . Quelqu'un en a donné un sur l'homebrewing. Certains pourraient être liés au travail. Celles-ci peuvent être formidables, mais peuvent nécessiter un "parrainage" dans le sens où la direction encourage la promotion de cela.
• Déjeuners entre amis. Nous avons un groupe de mise en réseau d'employés à distance qui coordonne les déjeuners entre amis aucun déjeuner impliqué haha) pour connecter différents travailleurs distants ensemble, en fournissant une feuille de discussion pour que tout le monde puisse parler.
• Fournissez des webcameras ou des logiciels pour faire des vidéoconférences. Assurez-vous que votre équipe a la capacité de faire des vidéoconférences. Voir une personne crée une relation et la déclenche plus souvent.
• Hackathon comme des idées. Donnez à chacun une journée par mois pour "résoudre un problème vraiment ennuyeux" ou quelque chose comme ça. Cela vous aidera à remonter le moral et vous saurez rapidement si c'est une manière significative de provoquer cette conversation. Une journée entière consacrée à la résolution de problèmes aléatoires (même si ce n'est pas lié au travail) devrait aller très loin.

Le point principal ici avec tout cela est de:

1. Du point de vue de l'entreprise, assurez-vous que cela est considéré comme "ok" pour votre équipe (surtout si elle est horaire et non salariée).
2. Soyez flexible avec les délais / etc. N'ajoutez pas un tas d'activités "sans valeur ajoutée" (c'est ce que beaucoup de gens les verront) si vous n'acceptez pas une réduction initiale de la livraison globale, etc.

Axé sur les employés

En plus de ce qui précède, ce que vous pouvez faire en tant qu'employé individuel:

• Renseignez-vous sur les choses concernant les refroidisseurs d'eau. Renseignez-vous sur "des plans de week-end amusants?" etc. Je fais cela très intentionnellement avec mon équipe parce que cela aide à me sentir plus refroidisseur d'eau. Lorsque vous ne voyez personne en personne pendant des mois (ou jamais), cela aide à en faire une personne réelle de connaître des informations, même superficielles, à son sujet.
• Organisez des rencontres réelles. fort> Si vous en avez les moyens, ayez la capacité de vous réunir en équipe dans la vraie vie. Cela aidera une tonne car cela déclenchera des relations plus significatives. Des relations plus significatives provoquent naturellement des conversations de refroidisseur d'eau.
• Prenez soin de vos collègues. Donc, une chose qui est évidente, mais qui mérite d'être mentionnée: si vos équipes ne se soucient pas vraiment de chacun d'autres et sont tellement axés sur les affaires qu'ils ne donnent pas cette valeur .. rien de tout cela ne fonctionnera et tout le monde vous en voudra. Cela variera en fonction de l'équipe, mais c'est une chose importante à noter.
• Passez des appels vidéo plutôt que par messagerie instantanée / téléphone. C'est incroyable de voir à quel point je suis plus disposé et capable d'avoir une conversation hors sujet lors d'un appel vidéo au lieu de la messagerie instantanée / appel téléphonique.

À emporter

Il n'y a vraiment pas de réponse simple et unique à ce que vous demandez. Chaque dynamique d'équipe sera légèrement différente.

Ce qui précède devrait aider à établir des relations entre votre équipe et c'est ce qui aide ces types de conversations informelles et spontanées que vous recherchez.

Vous ne pouvez pas simuler la spontanéité ni simuler confiance et relation. Lorsque vous travaillez avec une équipe distante, vous devez adopter une approche très délibérée pour tout cela.

Nous sommes également principalement une organisation distante. Certains en Inde, certains à Londres, aux États-Unis, en Ukraine, etc. Pas à 100% à distance, mais assez éloignés.

Nous avons un canal nommé #watercooler sur Slack, qui est uniquement destiné au chat informel. Et voici la description de la chaîne. (J'ai littéralement copié-collé ceci depuis la chaîne):

La plus merdique des blagues uniquement

Personne n'est autorisé à quitter la chaîne, comme c'est le cas pour mieux se connaître et s'amuser.

Au début, personne n'interagissait là-bas, et ça avait l'air plutôt désert. C'est parce que les gens pensaient que les seniors penseraient que les gens perdent du temps et deviennent contre-productifs, mais ce n'est pas vraiment le cas.

Donc, un jour, les fondateurs et la direction de l'organisation ont commencé à créer une raquette dans le canal, pendant la pause déjeuner dans leur bureau de Londres; et c'est exactement à ce moment-là que les gens se sont sentis à l'aise de partager des blagues et d'avoir des conversations informelles sur la chaîne.

Donc, prêchez par l'exemple Les gens peuvent se sentir un peu mal à l'aise au début. Mais, lorsque l'activité se poursuit sur la chaîne, un plus grand nombre d'entre eux rejoindront.

Le "Fika du vendredi" utilisé chez Help Scout vaut la peine d'être essayé:

"Le vendredi Fika est une pause hebdomadaire de 15 à 30 minutes pour parler avec une personne choisie au hasard dans l'équipe Help Scout . "

" Vendredi Fika aborde le fait que les oiseaux d'une plume ont tendance à se rassembler - les gens traînent généralement avec ceux de leur propre département. Fika amène des gens à travers les équipes face à face pour en parler la vie, l'univers et tout.

Les sujets de discussion peuvent couvrir toute la gamme et ne nécessitent pas de structure, mais je vous recommande de définir un sujet de lancement pour chaque semaine afin qu'il soit facile de briser la glace "

Source: http://www.helpscout.net/blog/remote-team-connectivity

D'après ce que j'ai vu, de nombreuses organisations uniquement distantes organiseront des rassemblements physiques payés par l'entreprise. Habituellement entre 1 et 4 fois par an.

Il me semble que ce genre de rassemblement développerait des relations plus intimes dans l'équipe, ce qui favoriserait alors plus de moments plus cool en ligne. Une sorte de boucle de rétroaction positive.

Ce problème de liaison est le problème le plus important avec les équipes distantes. Les gens se lient mieux en personne qu'en ligne, et ils se lient mieux quand ils peuvent voir des visages qu'autrement, et ils se lient mieux quand ils entendent des voix que non.

Compte tenu de ces faits, je vous suggère de mettre votre peuple au défi de prendre sur le petit projet suivant. Appelez le projet "Comment pouvons-nous mieux nous connaître en tant qu'êtres humains complets?"

Vous venez avec les contraintes de conception - leurs réponses ne peuvent pas prendre plus de 15 minutes par jour, cela devrait donner la priorité aux visages et aux voix, cela devrait permettre aux gens de parler de manière informelle en petits et grands groupes.

Ensuite, vous demandez à votre équipe des idées. Chaque idée sera testée pendant X jours ou semaines. Une fois qu'ils ont tous été essayés, les gens peuvent continuer à utiliser ce qu'ils aiment le plus. C'est l'idée gagnante.

EXEMPLES:

1. Demandez à toute l'équipe de participer à une vidéoconférence de 15 minutes par jour. Quelqu'un dirige cette réunion en utilisant l'approche «mêlée» pour les petits groupes quotidiens. Incluez à l'ordre du jour une brève période où les gens partagent une victoire personnelle.

2. Installez un coin du bureau près de votre fontaine d'eau où une webcam est toujours allumée (postez un panneau! et ayez un moniteur montrant le champ de vision de la caméra!) et il y a une conférence permanente en cours. N'importe qui peut se promener, aller chercher de l'eau et discuter avec quiconque fait la même chose aux endroits éloignés.

3. Mettre en place des "rencontres avec des fontaines d'eau" comme semi- réunions aléatoires de 10 minutes entre paires de personnes - collez-les sur leur calendrier et dites-leur de faire une pause et de discuter avec qui ils ont été jumelés. S'ils sont technophiles (ou socialement maladroits), préparez-les avec quelques questions ouvertes simples. Donnez un petit atelier sur la façon de mener de petites conversations, afin qu'ils soient préparés. (Je pense que cela pourrait être comme "Friday Fika" ci-dessus.)

4. Organisez moins fréquemment des réunions d'équipe où les membres ont chacun à leur tour d'exprimer quelque chose sur eux-mêmes. C'est peut-être «ma définition personnelle du bon travail» ou «quel genre de travail nourrit le plus mon âme». Sur un an, ils apprendront les uns les autres plus en profondeur.

5. Créez une matrice de points communs, avec les membres de l'équipe en colonnes et les sujets en lignes - des sujets comme «motivateurs» et «nombre et l'âge des enfants et «l'éducation» et ainsi de suite. Si deux coéquipiers découvrent qu'ils sont tous allés dans une école Montessori quand ils sont enfants, ils listent chacun «Montessori» dans leur colonne sur la ligne «éducation». Au fil du temps, chacun trouvera des choses qu'il a en commun avec les autres membres de l'équipe.

L'objectif ici doit être que vos collaborateurs apprennent à se connaître à le niveau «mammifère», non pas intellectuellement mais au niveau des émotions supérieures qui ont lieu dans la partie limbique du cerveau - où se situent la confiance, l'amour et le plaisir. (C'est un domaine différent de l'amygdale - où se trouvent la colère, la peur et la faim.)

Avec le temps, vous verrez quelles approches fonctionnent car les gens continueront de les utiliser.

(REMARQUE: je suggère que vous soyez la personne qui guide le groupe à travers le brainstorming et la découverte, et non celle qui propose les idées. Vous devez préserver votre force et exploiter le génie collectif du groupe. Notez AUSSI I n'a pas répondu directement à votre question. Vous avez demandé des moments de rafraîchissement de l'eau , mais ce dont vous avez réellement besoin, ce sont des moyens de créer des liens informels . Ne soyez pas trop attaché à aucun une méthode pour atteindre vos vrais objectifs.)

Je n'ai vu personne aborder la gêne ressentie par les employés distants, mais je pense que c'est essentiel pour comprendre la dynamique en jeu.

C'est une question de contexte

Je travaille à distance la plupart du temps. Lorsque je travaille sur un projet pendant mon temps libre, je ne ressens pas le besoin de constamment faire mes preuves sur des éléments de type «priorité officielle», mais plutôt choisir ce que je pense qui fait le plus avancer le projet (et mes) objectifs. Cela peut signifier écrire de la documentation, ou même travailler sur des outils ou des ressources linguistiques qui ne font pas directement partie du projet (écrire un tutoriel sur une API fortement liée, ou une technique nécessaire mais autrement obscure sur un site Web personnel, par exemple - cela est doublement vrai dans le paysage de développement de la communauté semi-invisible pas tout à fait FOSS au Japon). Je ne peux pas me faire virer, je ne ressens pas de stress ici et je fais des choses parce que je le veux. Je me retrouve régulièrement dans des discussions hors sujet avec des personnes que j'ai rencontrées dans diverses communautés linguistiques ou de projet, et j'ai parfois appris à bien connaître quelques personnes qui continuent à rester en contact avec moi longtemps après que l'un de nous se soit séparé d'une communauté donnée. .

C'est différent au travail, en particulier le travail à distance . Il y a généralement une pression subtile et constante dans le fond de l'esprit pour «prouver» que vous «travaillez vraiment» quand tout est distant. Différentes équipes dégagent inconsciemment une ambiance différente sur ce point. Le travail à distance semble moins sûr de cette manière la plupart du temps - et c'est parce que c'est vraiment moins sûr . En travaillant à distance, vous êtes beaucoup plus susceptible d’être licencié que si vous entrez chaque jour dans le même bâtiment que le PDG à moins que vous ne soyez le seul à savoir gérer le système critique X . Autrement dit, à moins que vous ne soyez la raison pour laquelle le facteur bus approche 1, travailler à distance se sentira toujours beaucoup moins en sécurité que de travailler en personne. Travailler à distance est encore souvent un privilège (même en 2016) - non seulement celui qui nourrit votre famille mais aussi (pour beaucoup) celui qui vous permet même de vivre avec votre famille .

Compte tenu de la différence entre les deux contextes, il est effrayant d'être vu dans un "chat inactif" au lieu de constamment faire des commits ou récolter des tickets ou quoi que ce soit - même sur des tâches triviales ou artificielles - parce que les enjeux pour être pris pour un fainéant sont si élevés lorsque le travail est distant et que vous dépendez réellement de ce travail. Ces effets sont doublés lorsqu'il y a un sentiment que la direction considère les travailleurs comme des composants interchangeables d'une figure lego organisationnelle plutôt que comme des personnes individuelles uniques qui ont chacune leur propre façon de contribuer aux efforts de l'entreprise et à une vision indépendante de la vision et de l'avenir de l'entreprise. / p>

Ambiance Dat

Pourquoi les gens ressentiraient-ils ce sentiment? Considérez ce qui se passe quand on dit à un travailleur impatient, même poliment, de «rester dans sa voie». Sur un projet open source, si vous pensez vraiment que la cause de la faible adoption est un manque de documentation sur la fonctionnalité X, vous ne laissez pas passer passivement des indices à ce sujet dans IRC - vous faites quelque chose si vous avez le temps et inclinaison. Vous commencez à rédiger de la documentation pour la fonctionnalité X, à bloguer à ce sujet, à en faire une présentation, à écrire un livre à ce sujet, à en parler et à essayer autrement d'attirer l'attention sur le projet et la fonctionnalité géniale, mais jusqu'ici peu maniable. Cependant, j'ai vu de nombreux cas dans des environnements de travail, où un modeste serviteur a observé que l'adoption du produit était faible en raison d'un manque de documentation ou d'une autre ressource périphérique qui n'était pas de leur responsabilité directe, et a été repoussé quand ils ont exprimé un intérêt à améliorer ce domaine de l'expérience client / utilisateur .

Lorsque cela se produit en personne, le coup de rejet est amorti un peu par le langage corporel qui encadre la réaction. Lorsque cela se produit à distance, il est très facile de prendre une phrase de texte direct dans le chat d'un manager ou d'un chef d'équipe dans le mauvais sens - ou pire, de ne pas vraiment savoir de quelle manière le prendre. Dans le meilleur cas, le travailleur peut avoir l'impression qu'on lui dit de s'en tenir à une priorité d'entreprise plus élevée en fonction des compétences démontrées, au pire, il peut commencer à craindre que la suggestion rejetée les a fait paraître distraits, indifférents à leur propre travail ou mal adaptés à l'équipe dans l'esprit du manager. Le manque courant de réconfort interpersonnel constant dans le travail à distance peut amener les gens à se sentir progressivement plus mal à l'aise avec le temps sans un peu plus de caresses (le «manque» étant ici le manque de contact facial, le langage corporel, une rencontre décontractée mais positive dans le couloir, etc. ).

Revenons maintenant au truc du refroidisseur d'eau. Combien de temps suffit-il? Combien de temps c'est trop? À quel point vos travailleurs sont-ils déjà épuisés? Dans quelle mesure s'entendent-ils? Dans quelle mesure peuvent-ils s'entendre? Quels intérêts privés, présents ou passés, se croisent entre les différents travailleurs? Vous ne pouvez connaître aucune de ces choses, il y a donc des limites définies à essayer de forcer les moments de refroidisseur d'eau. Il y a une ligne fine entre "plaisir obligatoire" et "charge de travail supplémentaire".

Les "outils approuvés" dictent l'environnement

Je n'ai pas utilisé Slack (encore), mais ont utilisé Google Hangouts, Skype, IRC, Campfire, certains systèmes homebrew et quelques autres services dans des entreprises distantes. Les endroits où le chat informel et spontané entre les travailleurs à distance était le plus courant étaient les systèmes flexibles et éphémères comme Skype, IRC, un système de chat basé en fait sur un MUD (pour de vrai - aussi, étonnamment efficace ), etc.

Pourquoi?

Parce que dans de tels systèmes, il est facile d'envoyer un ping à n'importe quel nombre arbitraire de personnes pour boss éphémère, non connecté -invisible , et cela était considéré comme faisant partie intégrante du processus de travail, pas quelque chose qui devait être contrôlé et canalisé par la direction. Les systèmes tels que les comptes d'entreprise Campfire et Google Hangout étaient les moins efficaces pour inspirer la communication spontanée. Je ne sais pas trop pourquoi, mais cela tient en partie au fait que c'étaient des choses avec lesquelles j'interagissais uniquement pour affaires sérieuses et elles étaient enregistrées pour toujours en tant que propriété de l'entreprise . Les blagues qui étaient drôles il y a 10 ans quand l'équipe comptait 10 personnes peuvent plus tard être considérées comme grossières ou radicalement insensibles - la dissonance des valeurs peut être une chose délicate dans une équipe de longue date et géographiquement diversifiée. Voulons-nous vraiment consigner tous les commentaires sournois qui peuvent conduire à des plaisanteries productives sur le problème X?

Se connecter au VPN, montrer ma présence sur mon compte Skype "professionnel", changer mon minuteur d'activité sur Campfire, changer mon statut sur Google Hangouts, etc. consistait à prouver que je participais activement au travail Ce jour là. Même installer Google Hangouts semble ridicule quand c'est quelque chose que vous n'auriez jamais utilisé personnellement si vous en aviez le choix . J'ai parlé avec d'autres personnes dans un environnement particulièrement empoisonné dans lequel j'ai travaillé dans le passé à ce sujet et ils avaient le même sentiment: inverser les indicateurs de présence sur tous les outils «sociaux» officiellement sanctionnés et obligatoires était un rituel qui en préparait un à exister en mode Big Brother regarde. Cela met un frein aux interactions sociales «hors sujet» (ou «authentiques») sur les canaux officiels.

La solution

Je ne le fais pas. Je ne sais pas qu'il existe une solution à cela, car je ne sais pas s'il y a vraiment un problème . Cela dit ...

En tant que leader, quand j'ai besoin d'un peu de colle sociale pour combler les lacunes de cohésion interpersonnelle entre les membres de l'équipe, j'essaie à la fois de le générer moi-même autant que possible (parfois délicat) et aussi d'essayer pour en trouver des signes qui émergent naturellement et en tirer parti. Montrez de l'intérêt pour un problème lié à la périphérie sur lequel quelqu'un fait un commentaire parallèle, même si vous ne faites que répondre; il y a de fortes chances que quelqu'un d'autre s'y intéresse aussi. C'est un art délicat, presque comme la pêche à la traîne, mais l'idée est de démontrer par l'exemple que la direction n'est pas opposée à un peu de bavardage parallèle et exposer les intérêts de certains membres de l'équipe au reste du groupe. Dans l'environnement approprié (référez-vous au mur de texte que j'ai écrit ci-dessus), la chimie naturelle entre les gens les amènera éventuellement sur leurs propres orbites sociales. Vous devez garder un œil sur tout cela, mais pas trop près ou vous risquez de gâcher la soupe.

Comme pour presque tout, il n'y a pas de recette pour réussir dans ce domaine, mais il existe de nombreuses formules d'échec.

Vous devez utiliser de nombreux canaux de watercooler différents pour éviter une surcharge d'informations. Je ne pense pas que le regroupement par fuseau horaire ait un sens - cela ne fait rien pour garantir que les collègues qui ont besoin de travailler ensemble apprennent à se connaître.

Je suggère plutôt que chaque fois qu'un projet démarre, les chefs de projet doivent créer un watercooler pour ce projet et amorcez-le en publiant eux-mêmes des messages occasionnels. De même, essayez d'identifier les groupes qui communiquent beaucoup sur le travail - listes de diffusion actives, réunions téléphoniques régulières, etc. - et demandez à leurs dirigeants de créer et de lancer des canaux.

Assurez-vous que les canaux ne sont pas interactifs trop rapidement. Par exemple, utilisez des listes de diffusion plutôt que des salles de discussion et la messagerie instantanée. De cette façon, les personnes occupées peuvent participer lorsqu'elles attendent que quelque chose se passe, et les fuseaux horaires seront moins problématiques.

Vous pouvez essayer de promouvoir des sessions AMA mensuelles (demandez-moi n'importe quoi) sur Hangouts ou même sur des salles de chat. Cela permettrait aux gens de se connaître de manière assez amusante.

Quelque chose comme: http://www.reddit.com/r/AMA/