Je ne suis pas d'accord avec certaines parties des autres réponses.

Votre message n'est pas clair .

Des choses comme nous avons besoin de votre aide dans cet espace pour double-confirmer que tout est prêt sont très vagues. Que demandez / dites-vous? Votre collègue doit maintenant deviner ce que vous entendez et répondra en suivant sa propre interprétation de votre texte (c'est ce que font les êtres humains).

Vous devriez être plus clair dans votre communication . Soyez précis dans vos demandes.

Je suis partiellement d'accord avec la plupart des réponses données. Je trouve que le message n'est pas clair, mais je ne pense pas que ce soit le principal problème ici. Même si vous aviez été clair sur les tâches, c'est la formulation qui me fait le plus sourciller.

Ce que j'ai tout de suite remarqué, c'est que vous n'avez jamais rien demandé, vous avez seulement dit des choses .

Si je devais reformuler brièvement votre message:

• On vous a demandé d'organiser la livraison du projet.
• Vous devez confirmer que tout est prêt.
• Vous pouvez impliquer [des personnes] lorsque vous en avez besoin.

«Nous avons besoin de vous» concerne la chose la plus polie dans votre message, mais peut très facilement être interprété comme "vous devez" (c'est pourquoi je l'ai fait dans mon bref résumé).

Simplifiant encore plus votre message, le message principal ici est:

John, fais le travail qu'on vous a demandé. Demandez de l'aide si vous en avez besoin.

En un coup d'œil, votre message est un message envoyé par un patron à son subordonné. C'est affirmer le fait d'avoir besoin de travailler, et même pas la peine de demander s'ils ont le temps de le faire ou si cela peut être fait.

La politesse tourne généralement autour de demander au lieu de dire, simplement pour éviter de passer pour quelque chose de commandant . Demandez à John s'il peut vous aider, et s'il peut le faire bientôt. Un exemple simple:

John, êtes-vous celui qui travaille sur la livraison du [projet]? J'essaye de confirmer que tout est prêt, pouvez-vous me dire si c'est le cas? Sinon, avez-vous une idée de la date à laquelle nous pouvons être prêts? Si vous avez besoin de plus d'informations ou si vous êtes bloqué, vous pouvez parler à [nom du maître de mêlée], [nom de la partie prenante] ou [noms des développeurs individuels].

Ma version peut ne pas être entièrement applicable à votre cas (je ne connais pas votre environnement exact), mais il devrait être clair que c'est plus poli que de déclarer sèchement que John doit faire le travail qui lui a été assigné.

Clause de non-responsabilité
Les différences culturelles s'appliquent ici. Il peut être acceptable ou même courant dans certaines cultures d'exprimer les choses comme vous l'avez fait. Je regarde cela du point de vue de l'Europe occidentale, où une communication polie est une attente générale entre les collègues, quelle que soit leur place relative dans la chaîne de commandement.

Regardez cela de son point de vue. C'est un nouveau membre d'une équipe. Quelques jours avant la livraison prévue d'un projet sur lequel il n'a pas travaillé , vous envoyez un message indiquant que l'état de préparation de ce projet relève désormais de sa responsabilité. Et vous l'envoyez publiquement, sans lui donner aucun avertissement. Ce qui aggrave les choses, c'est que le commentaire sur «la pression provenant de ce qui précède» semble que ce projet est en difficulté.

Bien sûr, il est en colère. En gros, vous l'avez jeté sous le bus: "hé nouveau, voici un projet presque terminé sur lequel vous n'avez pas travaillé et dont vous ne savez rien, vous êtes responsable de son succès".

J'ai remarqué que dans votre message vous dites

il a été convenu qu'il s'approprierait des projets similaires

mais ensuite en votre message qui devient

John, d'après ma conversation avec Chris, il vous a demandé de prendre en charge l'organisation de la livraison du projet du [petit nom du projet]

Donc vous donnez l'impression que vous confirmez simplement quelque chose qu'il a déjà accepté de faire, alors qu'en fait il n'a rien fait de gentil.

La combinaison de lui donner la responsabilité de quelque chose à la dernière minute , et donner l'impression que c'est quelque chose qu'il a déjà accepté, va bien sûr le mettre en colère. Le moyen le plus simple de récupérer est probablement un autre e-mail précisant que vous êtes toujours responsable de la préparation du projet, mais vous voulez qu'il vous aide, recueille des informations, etc., afin de vous mettre à jour développement de projet.

Je suis d'accord à 100% sur la discussion individuelle en premier.

John, d'après ma conversation avec Chris, il vous a demandé de prendre en charge l'organisation de la livraison du projet du [petit nom du projet] et nous avons besoin de votre aide dans cet espace pour confirmer que tout est prêt.

Cette phrase peut être interprétée comme impliquant que John a été invité à faire quelque chose et ne l'a pas fait. C'est limite passif-agressif. Son implication (possible) d'un échec de la part de John est exacerbée par le fait que vous avez copié d'autres personnes dans le message.

Je recommande vraiment de faire des critiques en personne. Dans ce cas, la nature impersonnelle du courrier électronique rend votre message plus dur que prévu.

Je pense qu'il a vraiment bien réagi et a fourni de bons commentaires dans un forum approprié. Je pourrais certainement imaginer un scénario dans lequel il a répondu d'une manière similaire à votre e-mail et a rendu beaucoup plus de gens mécontents (en blâmant les autres publiquement).

Pour moi, le passage de texte que vous avez copié est correct.

Ce ne serait pas bien si vous écriviez seulement cela et que vous l'envoyiez au nouveau collègue en mettant tout le monde en cc. Mais si c'est un e-mail sur l'organisation générale du projet et inclut d'autres informations destinées à tout le monde, c'est ok.

Je pense que le problème ici était, cependant, qu'il était nouveau et qu'il ne connaissait même pas les personnes que vous avez répertoriées dans le courriel. Il ne comprend peut-être pas non plus le projet. Les nouvelles personnes ont besoin d'un peu de coaching.

D'un autre côté, sa réaction était bien, bien plus désagréable que votre e-mail. Il aurait dû vous demander de discuter du projet avec vous au lieu de vous critiquer pour ce que vous avez écrit. Dans un environnement stressant proche des dates de livraison, il est difficile de s'attendre à ce que les gens analysent chaque phrase qu'ils prononcent deux fois. Sans oublier qu'en tant que supérieur, vous avez un peu plus de latitude pour décider de la façon dont vous communiquez.

J'ai envoyé ceci quelques heures avant le début de la journée de travail, et quand je suis arrivé au bureau, il m'a demandé de discuter avec moi et m'a dit que je ne devais pas donner d'ordre public mais que je devais avoir une discussion individuelle avec lui de se mettre d'accord sur ce travail.

Peut-être que je comprends mal votre question, mais avant la citation ci-dessus, vous avez dit:

Comme il nous restait quelques jours avant le petit projet pour être livré, j'ai envoyé un e-mail à nos développeurs et posé des questions sur le statut individuel en dehors du fait que j'ai écrit ce qui suit à notre nouvel employé dans cet e-mail:

On dirait que John se plaint que vous lui avez envoyé une commande PUBLICEMENT, car tout le monde dans les lignes TO, CC et BCC sait maintenant qu'il doit reprendre le projet. Ce que John essaie de vous dire, c'est qu'en faisant cela, cela déroutera tout le monde car on supposera qu'il a repris le projet mais qu'il n'est peut-être pas prêt pour cela (obligations antérieures du projet, etc.).

Donc, John a raison de dire que vous auriez dû lui parler en premier. Quelle que soit la manière dont vous êtes le patron, vous pouvez dire tant de mal à John, car il a été embauché pour ce rôle et maintenant il doit le faire. Mais ne vous attendez pas à ce que John reste longtemps après ça.

Comment cela aurait dû se passer

Idéalement, cela aurait commencé par un e-mail individuel à John (et d'accord, je me demande si ce libellé était tout à fait approprié même alors, mais au moins alors vous et John aurait eu la possibilité de faire des allers-retours en privé dessus de manière plus détendue, car John n'aurait pas l'impression d'avoir été torpillé devant tout le groupe):

John, selon ma conversation avec Chris, il vous a demandé de prendre en charge l'organisation de la livraison du projet du [petit nom du projet] et nous avons besoin de votre aide dans cet espace pour confirmer que tout est prêt. Vous pouvez travailler sur les détails de l'organisation avec notre [nom de mêlée] et notre entreprise [nom de la partie prenante] et revérifier l'état de développement individuel avec [noms des développeurs individuels]

Après une réponse de John, le inclusion dans l'e-mail du groupe:

John organisera la livraison du projet pour [petit nom du projet].

Au plus, vous auriez pu dire quelque chose comme:

Puisqu'il a été renvoyé pour cela étant donné qu'il n'a pas été sur ce projet avant maintenant, veuillez prioriser toute demande de sa part.

Ou quelque chose de similaire, qui oblige le groupe à agir en fonction des attentes et de la situation avec l'arrivée de John comme ça, plutôt que sur John individuellement, et ne parle pas négativement de John ce faisant (évite de laisser entendre qu'il "n'est pas à la hauteur speed "ou quelque chose de similaire en n'utilisant pas de langage apparenté). Personnellement, je n'irais même pas aussi loin, et je contacterais plutôt individuellement les membres concernés concernant la façon dont vous déposez John dans ce rhume à la dernière minute, et les attentes pour l'aider à s'y retrouver s'il en a besoin, plutôt que de le laisser tomber. un e-mail à l'échelle du groupe.

Les problèmes initiaux que je vois ici avec la façon dont cela a été fait à l'origine

Plutôt que d'agir en tant que leader / coordinateur de structure plate, vous êtes très facilement tombé sur comme si vous étiez non seulement le manager de John, mais que vous auriez très facilement pu semble effectivement passif et agressivement le réprimandant pour ne pas faire son travail, par "selon ma conversation avec Chris, il vous a demandé de prendre en charge l'organisation de la livraison du projet du [petit nom du projet] et nous avons besoin votre aide dans cet espace ". Dans un e-mail de l'espace public avant tout le groupe.

Il y a des degrés auxquels, même dans une structure plate, le leader doit donner ce que signifie être une direction dure, qui peut facilement être appelée commandes. Je ne vais pas débattre des avantages et des inconvénients des structures plates. Personnellement, cela ne me dérange pas qu'un coéquipier du même niveau me dise ce dont il a besoin pour terminer un projet, mais j'ai l'impression que cela peut facilement mettre en place des problèmes de communication, plutôt que de pouvoir acheminer les choses via un supérieur clair.

Aussi, honnêtement, je suis confus. Dans votre e-mail expurgé, vous affirmez qu'il a été invité à prendre en charge l'organisation de la livraison de ce projet spécifique . Dans le texte de votre question, vous dites simplement qu'au cours de son processus de recrutement, il a été expliqué qu'il serait impliqué dans la livraison de projets similaires "petits projets", et non pas spécifiquement pour ce projet:

mais lors de son entretien avec mon manager, avant son embauche, il a été convenu qu'il s'approprierait des projets similaires

Si John n'était pas déjà au courant de ce projet (et selon votre propre question, il n'y avait certainement pas été impliqué auparavant) et conscient de son implication attendue dans ce projet comme celui-ci, alors cela apparaît vraiment comme à mieux vaut simplement le laisser tomber sur ses genoux comme s'il était censé être déjà au top de tout… devant tout le groupe. Je ne vais pas dire que c'est tout à fait inapproprié, mais il est très facile de voir comment quelqu'un pourrait être pris au dépourvu et ensuite le prendre très mal, et je ne peux pas vraiment critiquer une telle réaction.

Au pire, cela revient à l'appeler au tapis pour ne pas avoir fait ce que Chris a demandé, ce qui serait hautement inapproprié dans un e-mail de groupe.

En particulier, étant donné que vous venez de tirer quelqu'un avec "quelques jours restants" à la livraison et leur a demandé d'organiser la livraison du projet. En fonction de ce qui est impliqué dans la livraison de ce projet, cela pourrait facilement donner l'impression d'être aveuglé de manière très négative, et il serait facile de se demander quelle était l'intention derrière la façon dont vous avez abordé le faire comme ça, dans une situation aussi difficile.

Éviter cela à l'avenir

N'utilisez pas les e-mails de groupe pour demander aux gens d'assumer des rôles sur des projets spécifiques, même si vous pensez qu'on leur a déjà demandé / chargé d'assumer généralement ce rôle pour les projets s'inscrivant dans cet espace. Discutez-en individuellement, discutez individuellement des spécificités de cette personne, puis expliquez au groupe que la personne en question assume ce rôle pour le projet. Ne dites pas à quelqu'un quoi faire dans un e-mail de groupe, expliquez ce qui se passera dans l'e-mail de groupe lorsque cela concerne le groupe. Cette distinction peut sembler subtile, mais elle est toujours significative dans la façon dont elle informe ce que vous dites, comment vous le formulez et ce que vous omettez. À ce stade, même en termes de coordination, tout ce que tout le monde doit savoir, c'est que John organise la livraison du projet.

Dans une autre mesure, vous sous-entendez aussi en quelque sorte que John ne sait pas comment faire quelque chose que vous venez de faire en disant est considéré comme faisant partie de son travail, avec la dernière phrase. Assumez toujours publiquement la compétence des autres, en particulier lors de l'envoi d'un e-mail à un groupe: ce n'est pas le bon endroit pour expliquer efficacement comment faire quelque chose à un individu. Je sais que vous vouliez probablement dire que c'était une sorte d'introduction aux personnes impliquées, mais je suppose que John travaille avec ces personnes depuis quelques semaines maintenant, mais pas sur le projet donné, et a eu suffisamment d'intégration pour pouvoir rechercher. les détails du projet et déterminer à qui il a besoin de se parler. À défaut, laissez-le vous poser des questions. Dans un e-mail individuel, ce ne serait pas si mal, mais je peux voir où certaines personnes se sentiraient gênées (et le point n'est pas de savoir si elles ont raison ou tort: ​​le but est d'éviter une inutile et point de tension facilement anticipé), ce qui est regroupé dans un e-mail de groupe devant tout le monde.

Pour être un bon leader, il faut s'assurer que les membres de l'équipe ont l'impression d'être faits pour bien paraître l'un devant l'autre par vous

… et j'ai l'impression que vous avez laissé John ici, au moins par degrés, de multiples façons. Ceci est particulièrement important pour les nouveaux employés qui essaient de s'intégrer au groupe et qui travaillent toujours à s'établir. Cela découle généralement du concept de louange en public et de critique / critique / réprimande en privé.

En cas de doute? Il suffit de se tromper en gardant la communication - ou du moins tout ce qui dépasse le strict minimum - privée. Cela permet également de garder les canaux de communication publics plus propres. Je me rends compte qu'un concept d'Agile, y compris Scrum, est d'être conscient (ou du moins capable d'être conscient quand cela compte) de ce qui se passe avec tout le monde, mais un côté à cela ne surcharge pas toute votre équipe Scrum avec des détails superflus qui l'empêche d'être réellement agile. N'importe qui vous dirait: mon style d'écriture peut être décrit comme verbeux, bavard même (non, vraiment?). Mais il y a un temps pour la brièveté, et beaucoup de ce qui rend Agile réellement agile dépend de son exercice approprié et de la confiance des gens pour parler ou demander s'ils ont besoin de plus, plutôt que de faire des choses comme la micro-gestion.

Dans ma lecture à ce sujet, je ne pense pas que vous ayez fait quelque chose de vraiment mal ici au niveau de l'équipe fonctionnelle. Mais vous avez peut-être fait des hypothèses sur le temps de rampe nécessaire pour la nouvelle personne.

Il est très courant que les gens se sentent mal à l'aise de s'approprier quelque chose jusqu'à ce qu'ils sentent qu'ils ont eu le temps de se familiariser avec le produit, les processus et les procédures. Votre formulation apparaît alors que la personne est pleinement prête à s'engager.

Il semble que votre nouveau membre soit sensible à la façon dont vous émettez des requêtes à son égard, et interprétez comme des ordres ce qui est implicite ou ambigu, ce qui arrive souvent en écrivant.

Si vous travaillez avec des personnes faciles à mettre sur la défensive, il est essentiel d'essayer de rendre votre langue écrite aussi claire que possible. Une première astuce est d'éviter les phrases impersonnelles lors de l'émission de requêtes:

John, Chris a demandé si vous pouviez prendre en charge l'organisation de la livraison du projet du [petit nom du projet]. Nous aimerions que vous confirmiez tout est prêt.

Et encore mieux:

John, pouvez-vous s'il vous plaît s'approprier la livraison du projet [petit nom du projet] et s'assurer que tout est prêt?

Il s'agit d'un changement nuancé, mais cela lui donne une bien meilleure fenêtre pour refuser lorsqu'il est directement demandé que lorsqu'on lui dit "C'est ce qu'il faut faire".

De plus, comme sf02 l'a suggéré, vous devriez lui envoyer cette demande en privé.

Il semble que vous ayez envoyé un e-mail à l'ensemble du groupe et que vous ayez identifié cette personne publiquement dans la partie que vous avez citée. C'est probablement la raison pour laquelle cet employé était bouleversé. À l'avenir, si vous devez aborder quelque chose avec un employé en particulier, ne copiez pas le reste de l'équipe.

Je ne pense pas que quelque chose cloche nécessairement avec ce que vous avez dit ou les mots que vous avez utilisés pour le dire.

Je pense que le problème est que vous avez envoyé ces instructions destinées à lui à l'ensemble équipe. Cela aurait probablement été plus fluide si vous aviez envoyé ce paragraphe dans un e-mail directement à lui et seulement à lui. Ou mieux encore, aller vers lui pour en discuter avec lui. Comme il voulait discuter avec vous en personne, il préfère probablement la communication en face à face.

Donner des indications à quelqu'un dans un e-mail envoyé à plusieurs personnes est très ennuyeux car

1. Cela implique que vous ne lui faites pas confiance pour faire quelque chose dont vous discutez en privé - vous avez besoin que les autres le sachent et le tiennent responsable de cela

2. Cela se présente comme un truc énorme "CYA" pour que tout le monde sache que vous l'avez dirigé et maintenant qu'ils savent, supposément que vous avez fait votre part et que c'est hors de votre portée

3. Pour aller de pair avec le point 1, le fait que cela soit envoyé à un groupe de personnes qui n'ont pas de contexte, la façon dont vous dites que Chris vous a demandé de vous approprier pourrait donner aux autres l'impression que John a déjà reçu des instructions pour faire quelque chose et cet e-mail est un moyen de le faire exploser de ne pas l'avoir encore fait, alors laissez-moi vous dire devant tout le monde de vous forcer à commencer à le faire.

1. Je ne vois pas le moindre problème avec votre e-mail.

Si je comprends bien, vous êtes le supérieur de X

2. Quand X vous a mis au défi de "vous mettre à l'écart" pour "un entretien" parce que vous aviez "fait quelque chose de mal", vous n'auriez pas dû le faire. Les gens qui travaillent pour vous ne peuvent pas vous demander de "vous écarter" pour "un entretien" parce que vous avez "fait quelque chose de mal". Dans un tel cas, regardez-le dans les yeux, souriez et dites "Quel est le problème?"

Quand il vous a "dit" de ne pas écrire d'e-mails publics, vous devriez avoir soit:

3B. Dit en deux mots "C'est ce que nous faisons ici. Tout est prêt? Revenons au travail!"

ou si X en fait un problème,

3B. Vous diriez: "C'est ce que nous faisons ici. X, c'est peut-être mieux si nous en discutons avec Y qui vous a embauché. D'accord? Allons lui parler!" Et puis marchez X vers Y.

Notez que très malheureusement, il semble que vous vous êtes "excusé" auprès de X

4. Si, curieusement, qui travaille d'une manière ou d'une autre car vous critiquez directement votre pratique de travail, ne vous excusez jamais auprès d'eux. Ce qu'ils font, c'est (au mieux) offrir leurs suggestions sur les pratiques de travail.

Ce que je veux dire, c'est évidemment si vous les piquez accidentellement dans les yeux ou vomissez sur eux après une séance de boisson ou quoi que ce soit, bien sûr excusez-vous abondamment. Mais vous n’avez rien, du tout, à vous excuser.

Compte tenu des faits, comme indiqué, l’autre type X semble avoir totalement tort sur celui-ci. Et vous avez malheureusement fait une erreur en vous excusant.

FWIW à chaque fois que j'ai donné une "commande" (je ne le dirais pas ainsi), je cc TOUT LE MONDE pour que nous se sentir comme une famille heureuse, avec le travail d'équipe BS et ainsi de suite. Quelle pourrait être la raison pour laquelle quelqu'un ne veut pas que tout soit ouvert pour que tout le monde sache ce qui se passe?

La seule chose que vous avez mal faite a été d'embaucher le nouveau membre de l'équipe. Vous devrez être clair; un nouveau membre qui fait l'objet d'un examen de performance n'est pas en mesure de négocier avec vous.

Stressez-le si vous le licenciez, l'entreprise perdrait seulement environ une semaine de son salaire. Ordonnez-lui de faire exactement ce qu'il a convenu lors de l'entrevue ou de passer une nouvelle entrevue avec quelqu'un d'autre.

Veuillez envisager d'envoyer une lettre d'avertissement.