Un téléphone doit sonner suffisamment fort pour alerter une personne assise à bout de bras. Si vous n'êtes pas ce quelqu'un et que cela vous dérange, c'est trop fort. C'est juste un réglage dans le téléphone, changez ce réglage. Même si l'autre personne est réellement disponible, le téléphone sonnera une ou deux fois. Cela ne doit pas être une distraction pour le reste de votre équipe. Par expérience, je dirais que ça sonne deux fois moins fort que maintenant et ce sera beaucoup mieux pour vous et encore assez fort pour le propriétaire.

Quant à répondre à son téléphone à sa place: pouvez-vous ajouter valeur sur "il n'est pas ici maintenant" que tout simplement pas ramasser transmet? Si vous pouvez faire ses devoirs ou fournir des informations dont l'appelant a besoin, par exemple sur le fait que le propriétaire du téléphone est malade et que le nom de son stand est présent, alors décrochez le téléphone. Mais si tout ce que vous pouvez dire est "il n'est pas là, je ne sais pas quand il sera de retour". alors ne le faites pas. Cela n'aide pas l'appelant et ne vous coûte que du temps.

De manière générale, ne soyez pas son répondeur. Si votre entreprise avait voulu cela, elle aurait investi 5 $ dans un véritable matériel pour le faire.

Dois-je répondre au téléphone de mon collègue lorsqu'il n'est pas là?

Non, bien sûr que non.

Répondez-vous aux e-mails professionnels individuels de votre collègue lorsqu'il n'est pas là? Bien sûr que non - vous avez une sorte de boîte aux lettres partagée lorsque vous devez gérer des demandes partagées.

La plupart des gens seraient un peu bizarres si vous répondiez à leur téléphone à leur bureau et preniez un message pour eux. Ce n'est généralement pas considéré comme approprié.

Ou devrais-je simplement soulever le téléphone pour qu'il soit toujours occupé et que le téléphone ne sonne pas?

Si ce problème vous dérange, la solution n'est pas de le gérer de manière passive.

Parlez avec votre collègue et demandez-lui, "hé - je me demande si je peux vous amener à baisser votre sonnerie, vous recevez beaucoup d'appels et quand vous n'êtes pas là, ça passe assez souvent et distrait. "

La réponse est: cela dépend. Honnêtement, il y a des situations où toutes les options seraient tout à fait appropriées, de changer le volume des sonneries, de toujours répondre au téléphone, de ne jamais répondre au téléphone, de régler le téléphone sur "ne pas déranger / partir", de déconnecter complètement la chose .

La réponse la plus sûre est «parlez-en à votre supérieur immédiat ou supérieur» - cette personne devrait avoir une compréhension suffisante de la culture et des règles pour décider comment gérer ce problème.

J'ai été dans les lieux de travail où la seule réponse acceptable était de répondre au téléphone, quelle que soit la ligne ou la raison pour laquelle elle ne répondait pas, à tel point que le directeur général recevait un appel téléphonique désagréable de leur patron si les téléphones n'ont pas reçu de réponse dans un certain nombre de sonneries. D'un autre côté, j'ai travaillé dans des endroits où l'on appuyait simplement sur un bouton "absent / DND" même quand ils sortaient pour déjeuner à d'autres ne seraient pas perturbés. J'ai également déconnecté un téléphone dans ma région parce que je ne répondais pas au téléphone, donc c'était idiot d'être dérangé en sonnant tout le temps.

Les personnes qui prévoient de s'absenter ont généralement la responsabilité de configurer leur téléphone pour accéder directement à la messagerie vocale et, en général, de laisser un message indiquant qui contacter et combien de temps elles sont absentes. S'ils ne le font pas, demandez à votre patron de rappeler à tout le monde que la sonnerie du téléphone distrait les autres et qu'ils devraient le faire lorsqu'ils sont absents. Cela aidera également quiconque appelle à savoir qui appeler en l'absence de la personne, ce qui est généralement critique pour l'entreprise. N'aidera pas avec le truc "Je viens de quitter le bureau pendant quelques minutes", mais devrait réduire considérablement le nombre de sonneries.

Et apprenez à ignorer le téléphone. Ne vous inquiétez pas ou ne vous fâchez pas, remarquez simplement qu'il sonne et revenez à ce que vous faites. C'est plus votre propre réaction au bruit que le bruit qui vous distrait.

Le fait de répondre au téléphone de quelqu'un d'autre empêche que l'appel entrant soit transmis à la messagerie vocale, ce qui pourrait être gênant ou perturbateur pour la personne à laquelle l'appel était destiné. Et selon la situation, répondre au téléphone de quelqu'un d'autre peut être considéré comme une atteinte à la vie privée.

Si un collègue est absent pendant un certain temps et que la sonnerie de son téléphone est une distraction, vous pouvez envisager de soulever le récepteur. N'effectuez cette opération que si les appels entrants sont dirigés directement vers la messagerie vocale, ce qui devrait de toute façon être effectué pendant que la personne est absente. Assurez-vous que c'est ce qu'il fait avant de faire quoi que ce soit (par exemple, testez-le d'abord avec votre propre téléphone). Si vous faites cela, laissez le récepteur dans une position qui sera évidente, afin que votre collègue puisse raccrocher le téléphone à son retour.

Si le fait de soulever le récepteur ne le fait pas faire passer les appels entrants à la messagerie vocale, vous devrez alors trouver une autre solution. Si c'est vraiment un problème important, parlez-en à votre responsable. Entre autres, discutez d'encourager tout le monde à baisser le volume de sa sonnerie et à reconfigurer son téléphone afin qu'il ne sonne pas pendant son absence pendant une période prolongée.

Je ne voudrais pas jouer avec le téléphone (modification des paramètres, etc.) au-delà de la possibilité de soulever le récepteur.

(Anecdote pertinente sur le plan périphérique: lors d'un emploi précédent, un collègue est parti en vacances avec un téléphone portable verrouillé dans un tiroir. L'alarme s'est déclenchée à à la même heure tous les jours.)