Quelle est la chose acceptable / responsable dans cette situation?

La chose typique à faire est de:

• Supprimer votre courrier personnel
• Ne sauvegardez pas et n'emportez pas de courrier avec vous
• Discutez avec la personne qui gère votre messagerie d'entreprise et demandez-lui si vous pouvez vous attendre à ce que tous vos e-mails soient purgés du système ou non.

Le courrier de / vers le système de messagerie d'une entreprise ne vous appartient pas - il appartient à l'entreprise (au moins aux États-Unis).

N'oubliez pas que même lorsque vous supprimez mail, il existe probablement encore sur les serveurs et les sauvegardes de l'entreprise. À moins que quelqu'un ne les purge spécifiquement, ces e-mails resteront accessibles aux personnes qui savent comment le faire.

C'est ce qui se passe généralement aux États-Unis, mais les règles de confidentialité relatives aux e-mails varient considérablement selon les paramètres régionaux.

Il n'y a probablement pas de règle générale, car cela dépend des circonstances: les règles officielles que vous pourriez avoir (aucune dans votre cas), la nature de votre travail, le rôle du courrier dans votre flux de travail, etc.

Certaines règles s'appliquent dans la plupart des cas:

• Toutes les informations nécessaires à la poursuite de votre travail doivent être disponibles pour votre employeur (anciens et nouveaux plans, accords avec les clients, rapports de problèmes ... ). Ces informations font partie des résultats pour lesquels vous avez été payé et appartiennent à votre employeur.
• Les e-mails clairement privés (note de votre partenaire, informations sur le chèque de paie) vous appartiennent, et vous pouvez et devez les supprimer.

L'astuce est que la différence entre les deux n'est pas toujours nette. C'est pourquoi la plupart des grandes entreprises ont des politiques sur l'utilisation du courrier électronique de l'entreprise. Une politique commune est (lorsque cela est légalement possible) "Tous les e-mails envoyés aux adresses e-mail de l'entreprise doivent concerner le travail et appartenir à l'entreprise" - ce qui signifie que vous ne pouvez pas vous attendre à la confidentialité de votre compte de messagerie d'entreprise. une politique claire pour vous, vous devrez en discuter avec votre service des ressources humaines et / ou votre patron.

Le simple fait de supprimer tous les e-mails sans autorisation est susceptible de vous mettre dans l'eau chaude.

Dans tous les scénarios, il vaut la peine de prendre un moment pour demander à votre employeur quoi faire avec ces e-mails, en fonction de votre emplacement et de votre marché, l'entreprise peut avoir l'obligation légale de conserver vos e-mails pendant une période prolongée. (sinon, ils pourraient avoir des ennuis et vous pourriez être blâmé)

Si votre adresse e-mail professionnelle est sur un compte personnel

Si votre entreprise l'a votre propre e-mail, vous devez transférer tous les e-mails pertinents pour votre travail à votre adresse e-mail professionnelle. Ensuite, supprimez tous les e-mails qui ne sont plus pertinents. S'il y a des questions sur ce qui devrait et ne devrait pas être transmis, il vaut mieux envoyer des choses dont ils n'ont pas besoin que de manquer ce qu'ils font. (à nouveau, vous pouvez leur demander)

Une fois que les éléments importants ont été transférés, vous pouvez faire le ménage comme bon vous semble.

S'il s'agit d'une adresse e-mail professionnelle (et non tiers)

Si votre entreprise gère votre e-mail, vous pouvez prendre le temps de nettoyer vos affaires personnelles, mais honnêtement, je ne ferais pas un gros effort. Probablement immédiatement après l'annonce de votre démission, le service informatique a effectué une sauvegarde complète de votre e-mail "au cas où", peut-être comme une petite opération qu'ils pourraient ne pas avoir, mais la plupart des entreprises ont tendance à appliquer ce type de politiques, en particulier dans les domaines où elles ont un obligation légale de conserver les e-mails pendant un certain temps.

NE COPIEZ PAS LES EMAILS !!! Vous pouvez copier quelques e-mails personnels, mais tout ce qui est lié au travail est la propriété de l'entreprise pour laquelle ils vous ont payé. Tout en étant en bons termes, il est peu probable que ce soit un problème, mais si les choses tournent mal, cela peut être considéré comme un vol de secrets d'entreprise. (ou similaire) Il est préférable de partir en bons termes et de laisser tout ce que vous avez fait derrière vous à moins qu'ils ne vous autorisent explicitement à prendre quelque chose.

Ce n'est pas grave

Honnêtement, tant que vous n'avez pas envoyé votre numéro de sécurité sociale, vos numéros de carte de crédit ou d'autres informations aussi dangereuses, je ne ferais vraiment pas beaucoup d'efforts. Si vous avez envoyé de telles informations, supprimez-les et n'envoyez plus ce genre de choses. Le courrier électronique n'est pas une forme de communication sécurisée par défaut, pensez-y comme une carte postale, quiconque regarde au fur et à mesure peut le voir.

Demandez simplement aux membres de votre entreprise ce qu'ils veulent faire. Il devrait y avoir une considération s'ils vont vous envoyer des e-mails de talons de paie, puis donner accès à votre dossier à quelqu'un d'autre (administrateurs exclus). Parfois, ils gardent votre adresse ouverte ou la transmettent à un autre compte pour gérer les réponses des clients jusqu'à ce qu'ils s'habituent à un autre employé. Vous allez rendre service à la personne qui prend le dessus en la nettoyant, afin qu'elle n'ait pas à rechercher dans des milliers d'e-mails sans rapport avec l'entreprise.

Il y a probablement un système d'archivage en place dans de nombreux secteurs donc la suppression permanente n'est pas une option. Cela n'a pas d'importance si vous supprimez des choses le premier ou le dernier jour de votre travail.

Sur une note latérale. C'est une excellente occasion de suggérer à votre entreprise de commencer à utiliser d'autres outils que le courrier électronique. L'historique du projet, les communications avec les clients doivent être mis dans d'autres CRS, les sites partagés de documents, les applications de gestion de projet, le wiki, etc. Tout le monde est copié sur tout et ensuite avoir un dossier / système de classement individuel (dossier pour chaque client?) Est un drapeau rouge qui il faut autre chose.

Si les travaux et les projets réalisés par vous ont besoin de certaines responsabilités qui, plus tard, devront peut-être vous contacter en utilisant vos coordonnées, y compris les adresses e-mail, "NON, VOUS NE POUVEZ PAS FAIRE CELA". Cependant, si vos responsabilités sont terminées et que vous n'avez signé aucun document concernant votre disponibilité continue à vos responsabilités antérieures, «OUI, VOUS POUVEZ TOUT SUPPRIMER».