Je suis d'accord avec les autres réponses dans la mesure où c'est la faute de Bob, et il est parfaitement acceptable de le laisser supporter les conséquences. Il n'y a rien de mal à dire à l'entreprise qu'on ne vous a pas demandé, ou à écrire un lettre honnête.

Pourtant, cela peut être très difficile à faire, principalement parce que cela a des conséquences négatives importantes pour Bob, et il n'y a pas de réel avantage pour vous. Il n'est pas surprenant que vous espériez une autre option.

Si vous voulez minimiser les dommages causés à Bob, mais aussi maintenir votre intégrité, une autre option serait de rédiger un texte honnête, mais superficiel (et principalement factuelle).

Voici un exemple squelette de ce que je pense:

À qui cela peut concerner,

J'écris pour confirmer que j'ai occupé le poste de superviseur de Bob de la période A à B dans l'entreprise C. Son rôle était D et comprenait des tâches telles que E et F. Pendant son temps, il s'entendait bien avec les autres membres de l'équipe et s'est conduit de manière professionnelle.

Cordialement,

me

En d'autres termes, concentrez-vous principalement sur la description factuelle du rôle de Bob, et s'il y a quelque chose de positif, vous pouvez dire sur lui en général, comme son professionnalisme, comprennent cela. Mais laissez ses performances en dehors.

Contrairement aux autres approches, cela ne nuira probablement pas à Bob si la lettre de recommandation est un exercice de vérification des cases pour quelqu'un qu'ils ont déjà décidé d'embaucher ( Ce qui est souvent le cas). Cela confirme que Bob a travaillé dans un environnement professionnel sans énormes problèmes et montre probablement qu'il disait la vérité sur tout ce qu'il a mis sur son CV pour cette période.

D'un autre côté, vous n'induisez personne en erreur. Le manque d'éloges pour la performance de Bob sera flagrant s'ils utilisent réellement cette lettre pour évaluer ses capacités . Dans ce cas, la lettre lui fera du mal (mais il n'y a pas de voie honnête que vous pouvez emprunter qui ne lui nuirait pas dans ce cas).

C'est peut-être plus que ce que Bob mérite. Mais c'est une option légitime si vous ne pouvez pas vous résoudre à donner l'une des réponses totalement négatives.

Remarque: je n'ai pas d'expérience spécifique de l'Allemagne, et je n'étais pas au courant de l'angle spécifique au pays lors de la rédaction de cette réponse.

Pensez-y: êtes-vous sûr que Bob a dit à l'entreprise "ams a accepté d'écrire une lettre de recommandation"? Ne vous est-il pas venu à l'esprit qu'ils auraient peut-être demandé à Bob «Quiconque pourrait écrire une lettre de recommandation» et que Bob a dit «ams pourrait en écrire une»? La demande est rédigée par l'entreprise à laquelle Bob a postulé, et non par Bob.

Vous pourriez écrire, sans évidemment mentir et sans blesser Bob: "Bob a travaillé dans mon équipe, mais cela fait plus de quatre ans, et malheureusement mon souvenir de Bob n'est pas assez fort pour que je puisse vous offrir toute opinion sur la qualité de son travail ".

^{Cette réponse est fortement influencée par la balise allemagne et les lois du travail allemandes. Son contenu peut sembler insensé ou contre-intuitif pour quiconque vit dans un pays différent plus sensible . Les liens de cette réponse mènent à des sites Web germanophones.}

TL; DR: Ignorez la demande ou transmettez-la aux RH, qui vous diront probablement de l'ignorer

En Allemagne, la loi exige que chaque employé, à la fin de son contrat, reçoive un Zeugnis (abréviation de Arbeitszeugnis ) qui doit être correcte et bien intentionnée. Un Zeugnis est quelque chose comme un témoignage, une référence ou une note, aucune des traductions possibles ne correspond exactement (à mon avis). Étant donné que les employés reçoivent de toute façon un Zeugnis, des références ou des lettres de recommandation distinctes sont assez rares et leur donner, en particulier dans le dos de l'employé, pourrait constituer une violation de leur vie privée. Donc, pour éviter toute ligitation, vous devez refuser cette demande, ou la présenter aux RH qui savent comment la gérer de manière professionnelle.

Les exigences "véridique" et "bien intentionnée" conduisent à plus de 30 000 poursuites par an, et ont conduit à l'utilisation d'un langage très spécifique. Par exemple, vous ne pouvez pas dire "Bob était un voleur", mais vous pouvez dire "Jusqu'au dernier jour où il était avec nous, il n'y avait aucune raison de remettre en question son intégrité", ce qui implique que cela a changé sur le dernier jour. "Bob a eu un impact très positif sur l'humeur de ses collègues" signifie qu'il passait sa journée à discuter au lieu de travailler, et "Bob était toujours poli dans ses interactions avec les clients" implique qu'il n'était pas poli avec des collègues, et a probablement également eu des problèmes avec les gestionnaires.

Pour cette raison, si vous n'êtes pas un expert (une personne des ressources humaines), tout ce que vous écrivez sur Bob peut facilement être mal compris. Si vous envoyez ceci à un éventuel futur employeur de Bob (au lieu de Bob lui-même), Bob peut vous poursuivre en justice pour fausses accusations et violation de sa vie privée. Donc, si vous voulez donner une recommandation, laissez un expert s'en occuper.

Si vous choisissez de ne pas impliquer les RH et que vous voulez écrire quelque chose, assurez-vous de n'énoncer que des faits incontestables - début, fin et le titre de l'emploi de Bob. Quelque chose comme "Bob a travaillé dans mon département chez ACME, Inc, de juillet 2008 à septembre 2012, en tant que développeur de logiciels. En raison des politiques de l'entreprise, je ne suis pas en mesure de donner plus d'informations" devrait être acceptable, et à cause de la façon dont les lois sont , les gens ne remettront pas en question ces politiques. C'est une évaluation légèrement négative, car elle implique "et je n'essaierai pas de l'aider de quelque manière que ce soit". Si vous voulez lui rendre service, ajoutez "Malheureusement, je n'étais pas au courant de ces politiques lorsque j'ai accepté d'écrire une lettre de recommandation", ce qui implique que vous avez accepté de rédiger une recommandation - il a donc fait du bon travail - mais vous trouvez c'est dommage que vous ne puissiez pas réellement. Étant donné que votre recommandation serait principalement négative, j'omettrais cette dernière phrase.

Je suis entièrement d'accord avec Tchad:

Vous pouvez simplement ignorer la demande et ne pas répondre du tout. C'est probablement la meilleure option pour les chances de bobs.

Vous ne voulez pas compromettre ses chances. Vous ne voulez pas non plus passer beaucoup de temps à écrire une lettre. Alors ne le faites pas.

Vous n'avez rien promis. Vous pourriez même dire que toute cette affaire ne vous concerne pas. Alors ne vous inquiétez pas. Restez en dehors de la question. Personne n'est blessé.

Sauf Bob. Bob pourrait être blessé de ne pas avoir reçu de recommandation. C'est votre faute, pas la vôtre. Les dégâts infligés seront les siens et seront probablement le moins élevé compte tenu des scénarios alternatifs.

Je vois une autre option - vous pourriez essayer de contacter Bob et lui dire que vous ne pensez pas que vous seriez une bonne recommandation pour lui, car sa performance n'était pas au niveau que vous visiez. (Il le sait probablement déjà.)

Je pourrais voir trois résultats:

1) Cela pourrait le pousser à retourner dans la nouvelle entreprise et à vous libérer d'une manière ou d'une autre, peut-être en leur proposant un collègue ou un manager différent de l'ex-entreprise pour demander une lettre. (La société peut néanmoins vous en demander une si elle se demande pourquoi Bob ne veut pas qu'elle vous entende.)

2) Il vous dit "Je comprends, mais j'aimerais que vous écrivez-en un de toute façon ". Ensuite, vous êtes de retour là où vous avez commencé, mais vous auriez au moins l'assurance que Bob ne sera pas aveuglé par une lettre neutre à négative.

3) Il s'énerve que vous ne le fassiez pas écrivez-lui une lettre plus positive. Dans ce cas, cependant, vous pouvez lui rappeler les problèmes de performance qu'il a rencontrés en travaillant pour vous et lui dire qu'en raison de ceux-ci, il recevra soit une lettre neutre à négative, soit aucune lettre du tout. Il peut ensuite choisir entre le n ° 1 ou le n ° 2 ci-dessus.

Vous avez donc reçu une demande de quelqu'un à qui vous n'avez pas parlé avant de réclamer quelque chose à propos de Bob qu'il ne peut même pas prouver? Il est possible qu'ils lisent simplement son CV et, après avoir compris que vous avez travaillé avec lui, ont décidé de vous demander cette recommandation sans le consentement de Bob . Cette possibilité est une autre raison de suivre le conseil du Tchad de ne pas répondre du tout. Toute réponse quelle qu'elle soit ne peut que réduire les chances de Bob, tandis que l'absence de réponse indique simplement que vous êtes trop occupé pour répondre à des inconnus demandant quelque chose qui n'est pas lié à votre travail.

Vous contactez Bob et demandez à Bob ce qu'il aimerait que vous fassiez.

À ce stade, Bob mérite le bénéfice du doute, pas l'entreprise. Vous n'avez pas vu Bob depuis 4 ans, mais vous n'avez jamais travaillé avec l'entreprise. La société peut être malhonnête ou avoir bousillé vos informations de contact dans le dos de Bob, tout comme Bob vous a peut-être indiqué de manière douteuse comme référence. Vous retenez des informations pendant que vous supposez ce qui se passe et vous donnez à Bob le bénéfice du doute entre-temps. Vous devez très peu à Bob et votre intégrité est importante (alors n'écrivez pas une lettre élogieuse si cela entre en conflit avec votre éthique), mais vous devez en effet à Bob plus qu'à l'entreprise.

Il ne s'agit que d'une éthique professionnelle . Les personnes avec lesquelles vous avez travaillé, vous aidez généralement, toutes choses étant égales par ailleurs, et je suggère fortement d'être un peu plus généreux que ce qui est strictement nécessaire.

Il ne devrait pas être difficile de trouver les coordonnées de Bob. Vérifiez LinkedIn ou demandez à d'autres collègues ou vérifiez Facebook ou vérifiez les signatures sur l'ancien e-mail. Si c'est un petit effort pour vous, alors faites-le car aider Bob, que vous n'avez pas vu depuis 4 ans et à qui vous devez très peu, est la bonne chose à faire.

Bob a peut-être fait quelque chose pour vous mettre dans une situation difficile, ou l'entreprise peut être malhonnête. Bob est la personne qui peut le mieux résoudre cette ambiguïté. Si Bob vous met malhonnêtement dans cette situation, exprimez votre colère avec lui, puis travaillez avec Bob pour la résoudre d'une manière qui soit cohérente avec votre intégrité, mais non vindicative envers Bob.

Une fois que vous avez pris contact avec Bob , vous lui demandez exactement ce que vous aimeriez qu'il fasse, étant donné que vous n'êtes pas disposé à écrire une lettre élogieuse. Habituellement, la lettre peu brillante dit quelque chose comme "Je me souviens que Bob s'est présenté et a fait son travail, mais c'était il y a longtemps et nous n'avons pas travaillé en étroite collaboration."

Ce qui n'a pas été mentionné, ce sont vos exigences légales en matière de protection des données européenne.

Vous n'êtes probablement pas autorisé à divulguer des informations sur une personne sans son consentement spécifique. Cela constituerait une violation de la réglementation sur la protection des données et pourrait vous exposer à toutes les conséquences en Allemagne.

Quelles que soient les chances de Bob, sans qu'il ait donné son consentement, vous ne pouvez pas faites ceci. Étant donné que vous ne parvenez pas à le contacter, vous ne devriez probablement même pas répondre.

Une chose qui n'est pas mentionnée et qui peut s'appliquer aux États-Unis et ailleurs est celle de la responsabilité.

Veillez à vous en tenir autant que possible à des faits vérifiables. Ne donnez pas d'opinion. Soyez clair dans vos communications afin qu'il ne puisse y avoir aucune confusion ou malentendu. Etre gentil. Supposons le meilleur. Ne fais pas de mal. Soit bref. Ne donnez pas de détails.

La façon dont quelqu'un perçoit votre lettre est son affaire.

Écrivez une lettre car elle est aimable et la bonne chose à faire pour ces qui demandent; l'entreprise et non Bob. Ce n'est pas leur faute pour la confusion. C'est une bonne politique de ne pas les mettre au milieu. Faites ce que vous pouvez pour être aussi doux que possible. Réfléchissez le plus possible à votre lettre pour le bien de tout le monde. Souvenez-vous que c'est le reflet de vous autant que de Bob. Lorsque vous êtes satisfait, laissez tomber la question et laissez les jetons tomber où ils peuvent.

• rédigez une recommandation honnête (principalement négative).

Ceci, vous ne pouvez pas le faire. (Eh bien, peut-être que la langue allemande est différente, mais en anglais, vous ne pouvez pas faire cela.) Vous pouvez écrire une référence négative. Cependant, le mot «recommandation» est de nature positive. Si ce que vous dites est vraiment négatif, alors ce n'est pas une recommandation.

• dites-leur qu'on ne m'a pas demandé.
  ...
  En particulier, je Je me demande comment l'option 2 serait probablement perçue par l'entreprise.

Il semblerait que vous choisissiez de ne pas coopérer. Certaines personnes écriront de manière proactive des lettres de recommandation. Vous communiquez clairement que vous n'avez aucun intérêt à déployer des efforts pour donner à Bob la faveur de fournir une recommandation positive. Cela amènera les gens à se demander pourquoi. Si vous prenez la peine de parler, pourquoi ne parlez-vous pas positivement? Cela pourrait être un signe que Bob n'a pas généré suffisamment de bonne volonté, ce qui pourrait indiquer qu'il n'était pas un excellent employé. Cela pourrait aussi simplement être interprété comme démontrant que vous n'êtes pas une personne très gentille et attentionnée, ce qui serait plus une réflexion sur vous que sur Bob. Mais, cela pourrait toujours être interprété comme Bob faisant un mauvais jugement lorsqu'il décide de faire de vous son donneur de recommandations, donc, même si cela communique (à tort ou à raison) plus sur vous, cela semble toujours mauvais pour Bob (aussi).

refuse poliment d'écrire une lettre. Cela aurait l'air bizarre car l'entreprise pense que j'ai accepté d'écrire une lettre.

C'est une option parfaitement éthique. Comme d'autres réponses l'ont noté, vous pouvez choisir de ne même pas répondre à la demande (ce qui serait essentiellement un refus d'écrire la lettre).

Je ne veux pas écrire une recommandation car c'est 4 il y a des années et la performance de Bob à l'époque n'était pas bonne.

En fin de compte, la première partie de votre phrase indique ce que vous devez faire. Vous ne souhaitez pas faire de recommandation? Alors ne le faites pas.

Une personne ne devrait pas se sentir obligée de dire quelque chose qu'elle ne croit pas. Si vous ne souhaitez pas faire l'éloge de Bob (parce qu'il ne le mérite pas), ne le faites pas.

Mon meilleur conseil à la personne qui a posé cette question à l'origine est que la meilleure chose à faire serait de trouver d'abord Bob, si Google ne fonctionnait pas, la plupart du temps, il n'essaye pas de le contacter sur Facebook ou sur l'autre site de réseau social populaire (ma réponse continue d'être rejetée comme spam lorsque je mentionne d'autres sites), c'est généralement le meilleur endroit pour localiser ppl sur le net, ou peut-être "Linked In" il pourrait avoir un profil là-bas car il cherche un emploi.

Discutez avec Bob de ce qu'il veut que vous disiez et dites-lui ce que vous êtes à l'aise de dire. Puis informez-le poliment de ne pas vous lister comme référence à l'avenir sans le demander au préalable.

Si vous ne parvenez pas à localiser Bob, le meilleur moyen de vous protéger légalement et de ne pas nuire aux chances de Bob d'obtenir un emploi serait de mentir à l'entreprise qui lui pose des questions et de dire qu'elle a trouvé la mauvaise personne, vous ' n'est pas celui qui a travaillé chez ACME inc. avec Bob et je ne sais pas ou a déjà travaillé avec Bob et partage probablement le même nom que la personne à laquelle il a fait référence.

S'ils disent qu'il leur a donné vos coordonnées, répondez que cela a dû être son erreur lorsqu'il a recherché les coordonnées de ses références, il a dit votre nom et a supposé que c'était la bonne personne et a inscrit vos informations. En gros, vous ne le connaissez pas et ce n'est pas la faute de personne.

Je ne sais pas quelle est la définition de recommandation «personnelle» par opposition à «professionnelle» en Allemagne. Est-ce que personnel veut dire "votre opinion sur le personnage de Bob?" Dans ce cas, vous pouvez simplement énumérer ses traits de personnalité et ne pas discuter de ses performances au travail.

Je vis aux États-Unis et j'ai géré 5 entreprises familiales à temps partiel pendant la semaine et les 5 à temps plein le week-end lorsque mes parents partaient camper en dehors de la ville, c'était dans les années 90 dans une petite ville. On m'a toujours dit que vous ne pouvez rien dire de mal à propos de quelqu'un, même si vous avez des preuves. Je ne sais pas si nous sommes autorisés à dire quoi que ce soit de négatif, même avec des preuves, ici dans ce pays, ce fait est généralement hors de propos pour la plupart des entreprises et des gens, même si vous pensez avoir la preuve pourquoi vous risqueriez votre travail ou votre argent si dit que les preuves finissent par ne pas être retenues au tribunal? Il ne vous est pas avantageux de vous risquer simplement pour nuire aux chances d'un ancien employé à un autre emploi, afin d'être en sécurité et de se protéger légalement. La règle générale est de ne jamais rien dire de négatif lorsqu'on lui demande de donner une référence pour un ancien employé. Je n'ai jamais pris la peine de vérifier s'il est légal de dire avec preuve car cela n'arrive presque jamais et les gens le font rarement parce que c'est un risque sans récompense et pas une chose intelligente à faire en premier lieu, donc cela n'a toujours pas été pertinent pour moi pour savoir si c'est légal ou non avec la preuve ici.

En gros, nous donnerions simplement une description générale de leur fonction et de leurs responsabilités, s'ils étaient géniaux et que nous les aimions, nous dirions toutes les bonnes choses que nous voulons à leur sujet, mais si nous ne les aimions pas Ensuite, nous utiliserions des expressions telles que "Les performances étaient adéquates ou moyennes", nous ne commentons pas les problèmes d'assiduité en raison des nombreuses lois telles que "Loi sur les Américains handicapés", "Loi sur le congé familial pour raison médicale", etc. les lois que nous ignorons ou ne connaissons peut-être pas, donc personne ne commente la participation et je n'ai jamais été invité par une autre société ou des enquêteurs tiers que certaines entreprises embauchent pour vérifier les CV des candidats.

MAIS, d'un autre côté, tout le monde ne suit pas ces stratégies de bon sens et de temps en temps, vous rencontrerez quelqu'un qui ignore les lois et / ou qui a une colère intense et qui veut blesser l'ancien employé et qui va mal bouchez-les de toute façon, puis il y en a qui connaissent les lois mais qui vont mal dire à quelqu'un qu'ils n'aiment pas de toute façon parce qu'ils savent qu'il y a très peu de chances que ce qu'ils ont dit revienne à l'ancien employé référencé parce que si vous n'obtenez pas embauché pour un emploi 9 fois sur 10, vous n'entendez plus jamais parler de l'entreprise auprès de laquelle vous avez postulé ou rarement si elle est polie, vous pouvez recevoir une lettre type par la poste vous informant que le poste a été pourvu mais que l'entreprise le ferait. n'admettez jamais qu'ils ne vous ont pas embauché en raison d'une mauvaise référence ou de quelque chose de mauvais que quelqu'un a dit à votre sujet, car cela exposerait l'entreprise au risque d'être poursuivie à la fois par le demandeur et la référence.

Beaucoup des États-Unis sont de petites villes où tout le monde connaît tout le monde et parfois une référence peut utiliser des codes et de l'argot pour dire à un employeur potentiel que l'employé était un mauvais employé pour protéger les autres propriétaires d'entreprise de leur ville et les leurs réputations. Les petites entreprises des petites villes doivent parfois répondre en secret et se protéger des problèmes juridiques. Si vous appelez d'une petite entreprise de la ville à une autre petite entreprise de la même ville et que l'employé que vous demandez était un très mauvais employé et que la référence ne vous dit pas de vous protéger et que vous perdez une tonne d'argent sur cet employé alors le donneur de référence a maintenant une mauvaise réputation et ne sera pas digne de confiance pour traiter avec d'autres entreprises de la ville à l'avenir et une mauvaise réputation dans une petite ville pourrait détruire votre entreprise et vous pousser à fermer.

Mais d'un autre côté, c'est une petite ville, donc si quelqu'un appelle pour demander une référence, vous ne savez pas que la personne qui appelle pourrait être un ami proche ou un membre de la famille de l'employé auquel il dire quelque chose de négatif et ils disent à l'employé que l'employé peut alors poursuivre la référence, donc elle est généralement codée en utilisant de l'argot ou des mots et des phrases qui peuvent être facilement déformés devant le tribunal en cas de poursuite.

Par exemple, j'ai appelé une fois un autre salon du mien pour poser des questions sur une candidate et on m'a dit "Elle a les doigts collants". Je ne sais pas comment tous les pays utilisent cette expression, mais ici, cela signifie que quelqu'un est un voleur et va voler des produits ou de l'argent. Mais s'ils étaient traduits en justice, ils pourraient facilement se protéger avec la défense qui a été prise hors de son contexte ou la personne qui a demandé n'a pas entendu le début où j'ai dit "Elle mange des guimauves pour le déjeuner tous les jours" et n'a entendu que la fin de la phrase disant "et elle a les doigts collants." et l'affaire serait rejetée et personne en difficulté, de sorte que le propriétaire de l'entreprise locale peut toujours protéger sa réputation en utilisant des codes ou des phrases codées tout en se protégeant contre les problèmes juridiques.

J'ai également passé une décennie à travailler pour de grandes entreprises nationales et la plupart des grandes entreprises ont généralement toujours la même procédure en ce qui concerne la vérification des références. Ils ne peuvent être donnés que par les ressources humaines à moins qu'un employé spécifique ne soit répertorié comme celui demandé. La plupart du temps, le service des ressources humaines sera dans un bâtiment différent et ne connaîtra pas personnellement la plupart des employés.Il est uniquement autorisé à vérifier que la personne y a travaillé, son titre de poste et / ou ses fonctions et les dates auxquelles elle a travaillé.

Même si l’employé a été licencié, presque tous les membres du personnel des RH apprennent et ne doivent pas répondre ni révéler si l’employé a été licencié ou même s’il a démissionné de son propre chef et, si on lui demande, sont formés pour dire «Nous faisons ne pas révéler les raisons pour lesquelles ils ont quitté l'entreprise, nous ne pouvons que vous fournir une date de début et de fin. "

Bien que nous ayons des lois contre la fourniture d'informations négatives dans les références, il est TRÈS TRÈS rare de voir une affaire judiciaire concernant une mauvaise référence. D'après mon expérience, je n'en ai vu qu'un qui impliquait des familles rivales d'entreprises rivales et je les appellerai le "faux employé" qui a postulé pour le poste, ne voulant pas que le membre de sa famille fasse exprès de donner une mauvaise critique afin qu'ils puissent dire au «faux employé» ce que leur ancien employeur a dit à leur sujet afin qu'ils puissent poursuivre et le membre de la famille qui a appelé pour demander la référence pourrait être un témoin de ce qui a été dit. Lorsque le juge a découvert les relations entre toutes les parties impliquées, l'affaire a été rejetée, personne n'a gagné, personne n'a perdu. Je crois que le juge a menacé la possibilité d'accusations de fraude que le «faux employé» pourrait être accusé, mais c'était il y a si longtemps que je ne me souviens pas s'ils ont eu des ennuis pour fraude par la suite ou non.

Je suis désolé de ne pas vivre en Allemagne mais j'espère vous avoir aidé vous ou quelqu'un d'autre dans cette situation à l'avenir, dans n'importe quel pays, il est préférable d'utiliser simplement la stratégie que j'ai décrite. départements utilisant juste pour être en sécurité et vous protéger. Ne prenez pas de risques là où aucune récompense n'est impliquée.